Workshop : tout savoir sur les ateliers de travail

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En tant qu’assistante de direction ou manager, vous êtes amené(e) à organiser des réunions professionnelles avec vos collaborateurs, clients ou prestataires. Parmi les différents formats de réunion se trouve le workshop qui fait de plus en plus ses preuves en entreprise. En effet, ces ateliers de travail permettent de briser les barrières et de renforcer les liens avec des personnes ayant des rôles différents au sein de votre entreprise et qui n’ont généralement pas la possibilité de se parler. Au travers de cet article, vous en saurez plus sur l’organisation et l’intérêt d’un workshop.  

1. Workshop, késako ? Définition

Le workshop est un mot anglais (work, travailler) qui signifie atelier de travail ou groupe de travail. Ce format de réunion est de plus en plus utilisé comme outil de travail en entreprise. Il réunit un groupe de personne autour d’une même problématique ou d’un thème de travail commun. Le sujet du workshop est défini en amont par les organisateurs. Son objectif est de faire participer chaque personne dans la construction d’une réflexion autour d’un projet ou de trouver de nouvelles idées grâce à l’expertise des participants. L’important est de se focaliser sur un sujet précis pendant l’atelier de travail et d’en sortir enrichi. A la différence d’une conférence ou d’une réunion de travail, le workshop est moins formel. De ce fait,  il invite plus facilement à la discussion et aux débats qu’en conférence de part son nombre de participant réduit. Ce format est aussi idéal pour sortir du cadre des réunions habituelle du bureau.

2.  A quoi sert un workshop ?

Le rôle d’un workshop d’entreprise est avant tout de permettre à tous les participants d’interagir tous ensemble autour d’un thème précis. Cela peut être une réflexion sur une stratégie d’entreprise, sur la conception d’un nouveau produit, sur l’amélioration d’un processus ou bien une recherche d’idées pour un nouveau projet, etc. L’avantage d’un workshop est que les participants sont tous des experts dans le sujet et apportent ainsi leur pierre à l’édifice. Ce qui permet d’avoir une réunion constructive. C’est aussi l’occasion d’avoir un moment privilégié entre votre entreprise et ses employés, clients ou partenaires pour échanger, écouter et pour montrer votre envie de collaboration.

3. Pourquoi organiser un workshop ?

Il existe de nombreuses raisons d’organiser un workshop. Voici les principales :

  • Former et informer de façon interactive
  • Trouver une solution à un problème grâce à l’expertise des participants
  • Trouver des idées neuves grâce à la créativité de chaque participant
  • Impliquer vos collaborateurs dans des décisions d’entreprise en les faisant participer

 

4. Quels sont les avantages d’un workshop ?

Une meilleure communication

Dans une réunion d’entreprise traditionnelle la communication est souvent descendante. C’est-à-dire qu’elle vient du sommet de la pyramide hiérarchique vers les employés dans le but de diffuser une information ou à expliquer un projet aux équipes. Si vous souhaitez avoir une communication transversale entre les managers et les employés, privilégiez le format workshop pour vos réunions. En effet, tous les participants, qu’ils soient haut placés dans la hiérarchie ou bien employés, échangeront plus aisément autour d’un thème défini et participeront activement à l’atteinte des objectifs.

Une prise de parole plus facile

Certains de vos collaborateurs n’osent pas prendre la parole en réunion pour faire une remarque, corriger quelqu’un ou tout simplement demander de clarifier un point spécifique. Prendre la parole en réunion s’avère très intimidant surtout en présence de sa hiérarchie. Cependant, grâce au workshop d’entreprise, vos collaborateurs peuvent s’exprimer sans craintes car tout le monde est sur le même pied d’égalité. Ainsi, lorsque qu’un participant pense avoir une bonne idée et a envie de poser une question, il pourra le faire plus facilement dans un groupe de travail que dans une réunion traditionnelle.

Une meilleure productivité

Le workshop d’entreprise est également un outil permettant aux collaborateurs d’être plus productif qu’une réunion traditionnelle. Exit les présentations PowerPoint où les participants sont passifs… dans un atelier de travail, tout le monde est actif et apporte sa pierre à l’édifice grâce à des réflexions constructives et des idées toutes neuves ! Vous constaterez que vos collaborateurs sortiront plus enrichis de ces groupes de travail.

Un esprit d’équipe et de la créativité au rendez-vous

Ces groupes de travail favorisent aussi l’esprit d’équipe en mettant à profit la créativité des participants. Dans un groupe de travail, tout le monde est sur un même pied d’égalité et les idées neuves arrivent plus facilement.

4. Comment préparer un workshop ?

Comme tous les événements professionnels que vous organisez, le workshop peut être une source de stress. Ainsi, pour préparer votre workshop de façon efficace, nous vous conseillons de suivre cette check-list :

Définir les objectifs : un bon workshop passe par une bonne préparation, et donc par des objectifs clairs et précis.

Choisir une date et un horaire : nous vous conseillons d’organiser votre workshop le matin. Les participants seront plus attentifs que l’après-midi.

Trouver une salle de travail qui sorte du cadre : pour que votre workshop soit le plus productif et créatif possible, choisissez  un lieu qui sorte du cadre du bureau : une péniche, un loft, une salle de cinéma, une galerie… Vous organisez un workshop à Paris ? Ça tombe bien ! La capitale regorge de lieux atypiques pour cultiver la créativité des collaborateurs. 

Etablir la liste des participants de votre workshop : en fonction de votre sujet et de votre objectif, choisissez des personnes qui soit :

  • Se connaissent : dans ce cas-là vous pourrez mettre en place des activités de groupe plus facilement
  • Ne se connaissent pas : vous devrez mettre en place des activités de présentation pour mettre à l’aise tout le monde. 

Prévoir la logistique : comme le workshop est un format de réunion moins habituel, vous devez penser à bien préparer l’équipement :

  • Des post-it
  • Un support pour accrocher les post-it
  • Des feutres de différentes couleurs qui fonctionnent
  • Un tableau ou un paperboard
  • Un projecteur
  • Des enceintes
  • Des carnets / stylos

Ne pas oublier les collations : un atelier de travail demande beaucoup d’énergie. Pour que les participants puissent continuer à mettre toute leur énergie dans le workshop, prévoyez des collations et des boissons. D’autre part, au moment de réserver la salle de travail, assurez-vous que les collations seront comprises dans la prestation. Cela vous évitera de devoir ramener un traiteur par vos propres moyen.