SOS : organiser une soirée de fin d’année « last minute »

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Votre direction a débloqué un budget de dernière minute pour la soirée de fin d’année ? Vous êtes en charge de son organisation mais vous manquez de temps ? Ne paniquez pas ! Organiser un tel événement représente une énorme responsabilité et il ne faut pas se planter. Une chose est sûre, c’est qu’on ne vous demandera pas l’idée du siècle, ni de décrocher la lune au vu des délais très courts.  C’est pourquoi, nous vous donnons nos meilleurs conseils pour une planification de dernière minute au top ! Suivez ces conseils et vos collaborateurs seront convaincus que vous avez organisé cette soirée de fin d’année depuis des mois ! 

1. Rassemblez les informations 

La première chose à faire lorsque l’on fait face à un événement de dernière minute est de rassembler toutes les informations importantes dont vous disposez. Cela évitera d’oublier des détails importants. Assurez-vous d’avoir ces éléments :

  • La date souhaitée de la soirée de fin d’année
  • Le budget par personne ou budget global
  • Le nombre de participants  
  • Le lieu : avez-vous déjà un lieu ou faut-il le trouver?
  • Le style d’ambiance : cocktail dinatoire, soirée dansante, dîner assis…
  • Les horaires de la soirée

Créez ensuite un rétro-planning pour estimer le temps et les grandes lignes pour chaque tâche.

 

2. Estimez votre budget 

Le budget est évidemment une étape importante à verrouiller avant de se lancer dans l’organisation d’un tel événement. Les soirées de fin d’année peuvent être coûteuses, surtout si vous faites appel à un traiteur et à une location sèche de salle. Comme vous avez très peu de temps pour organiser votre soirée de fin d’année, ne faites pas l’erreur de vous précipiter sur le premier lieu et le premier traiteur que vous trouvez. Vous risquez de vous retrouver avec des services avec un mauvais rapport qualité – prix. Si vous n’avez aucune idée du budget pour cette soirée de fin d’année, renseignez-vous sur les événements qui ont déjà été organisés par votre entreprise. Vous aurez ainsi une idée du budget approximatif par personne.

3. Trouvez un lieu de dernière minute 

Trouver le lieu idéal pour la soirée de fin d’année alors que le mois de décembre pointe déjà le bout de son nez vous semble être une véritable mission impossible. En effet, vous pensez qu’il sera difficile de trouver un espace disponible à la location à quelques semaines des fêtes de fin d’année. Mais rassurez-vous, il est encore temps de trouver un lieu qui correspond à vos critères. En revanche, il faut être flexible sur la date et réserver plus tôt dans la semaine, comme un lundi, mardi ou mercredi.  La plupart des lieux privatisables seront déjà réservés les jeudis et vendredis du mois de décembre. En étant flexible sur les dates, vous aurez ainsi plus de chance pour trouver un lieu de dernière minute qui vous convienne.

 

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Gagnez du temps en réservant votre lieu sur la plateforme Privateaser.com. Une page dédiée aux établissements pouvant accueillir votre entreprise pour une soirée festive est disponible. Vous pourrez ainsi trouver un lieu correspondant à vos critères rapidement grâce aux filtres et à des établissements triés sur le volet. Et pour vous simplifier la recherche, vous pouvez contacter l’équipe de Privateaser en précisant vos besoins.

 

>> Voir le Top lieux Last Minute soirée de fin d’année <<<

 

Si vous êtes une cinquantaine de collaborateurs, mieux vaut opter pour un repas de Noel dans un restaurant. A Paris, de nombreux restaurants possèdent des espaces privatisables pour accueillir les entreprises. Choisissez un lieu insolite pour votre dîner de Noël : croisière sur une péniche, dîner dans un lieu branché de la capitale, privatisation d’une brasserie… L’avantage est que vous n’aurez pas à louer une salle et à vous occuper du traiteur ou du DJ. C’est donc un gain de temps lorsqu’il s’agit de trouver un lieu de dernière minute. Cette solution est idéale pour passer une soirée de fin d’année en toute intimité avec son équipe.

 

>> Voir le Top restaurant repas d’équipe fin d’année <<<

 

 

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4. Déléguez l’organisation de la soirée de fin d’année

Lorsque l’on veut faire avancer les choses rapidement, on essaye souvent de faire soi-même. Or, ce n’est pas toujours la bonne méthode à adopter surtout lorsqu’il s’agit d’organiser un événement dans l’urgence. Si vous avez la chance d’avoir une ou deux personnes prêtes à vous aider, profitez de cette occasion pour déléguer certaines tâches. Pour cela, examinez votre liste de tâches et voyez ce que vous pouvez déléguer comme la recherche du lieu, d’une animation, l’envoi des invitations, l’achat de la décoration, etc. Attention tout de même à ce que cette délégation ne retarde pas votre planification.

 

 

5. Choisissez un thème express

Même si votre soirée de fin d’année s’organise au dernier moment, ce n’est pas une raison pour passer à côté du thème de soirée. La soirée de fin d’année est l’occasion de passer un moment festif avec ses collaborateurs. Choisir un thème simple de dernière minute est tout à fait envisageable. Vous pouvez choisir un thème facile à mettre en place comme un thème autour des couleurs de Noel ou un peu plus original comme les Pulls Moches de Noël   ou un thème vintage années 60,70 ou 80 (on a tous dans notre armoire un vêtement ou accessoire vintage 😉) 

 

 

 

6. Trouvez des animations de dernière minute 

En organisant une soirée de fin d’année de dernière minute, vous n’allez peut-être pas trouver le lieu de vos rêves, surtout en cette période. En revanche, vos collaborateurs passeront une soirée inoubliable surtout si vous pensez à mettre des animations qui viendront pimenter votre soirée de fin d’année. Si vous n’avez pas le temps de vous en occuper, le service conciergerie de Privateaser vous trouve des animations originales express.

 

 

7. Et enfin… Gardez le moral ! 

Notre dernier conseil est bien évidemment de rester positif ! Planifier une soirée de fin d’année de dernière minute peut être stressant. Mais essayez de garder le moral. On trouve toujours des solutions aux problèmes ou un plan B.

Même si vous faites face à des imprévus, ne perdez pas le moral. Concentrez-vous sur le fait de rendre votre événement inoubliable pour les collaborateurs. Vous verrez que finalement, vos collaborateurs passeront un bon moment et n’en retiendront que du positif. Et de votre côté, vous oublierez les petits tracas de cette organisation last minute.

 

En suivant ces conseils, nous espérons que vous pourrez organiser votre soirée de fin d’année de dernière minute dans les meilleures conditions ! Pour vous faciliter l’organisation d’un événement de dernière minute, l’équipe de Privateaser vous accompagne même en last minute pour trouver le lieu, le traiteur et l’animation idéale.