S’entourer de professionnels pour l’organisation d’un séminaire d’entreprise

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Organiser un séminaire d’entreprise est une mission aussi épineuse que passionnante. De nombreux défis se dressent face à celui ou celle qui souhaite atteindre des objectifs tels que développer les compétences des collaborateurs et renforcer l’esprit d’équipe, tout en prenant soin que les activités proposées soient ludiques et intéressantes. Même s’il paraît stimulant de vouloir relever ces challenges seul afin de se sentir fier du travail accompli, il est tout aussi pertinent de s’entourer de professionnels — comme Weezevent par exemple, solution de billetterie en ligne et inscription. Voici donc 5 conseils pour faire les bons choix lors de l’organisation de votre séminaire d’entreprise.

Sommaire

  1. Choisir un thème et une date
  2. Réserver un lieu
  3. Mettre en place des inscriptions
  4. Engager des intervenants
  5. Programmer des activités

 

1. Choisir un thème et une date

Pour cette partie, nul besoin de vous entourer de professionnels en dehors de votre structure. Le choix du thème et de la date de votre séminaire est une décision à prendre collectivement, en fonction des besoins et des échéances de l’entreprise. Généralement un thème d’activités est associé à un objectif recentré sur l’entreprise en elle-même. Le sport peut être un prétexte pour renforcer la cohésion d’équipe. Le théâtre peut servir à améliorer la confiance en soi des employés. Les déclinaisons sont infinies et c’est à vous de rivaliser d’ingéniosité pour surprendre vos collaborateurs.

En ce qui concerne la date, elle est stratégique ! Toute entreprise a des échéances importantes qui lui sont propres. Veillez donc à ce que le séminaire ne pénalise pas l’entreprise à court terme, sauf si vous êtes sûr qu’elle en tirera des bénéfices à long terme. Enfin, placer cela en semaine ou en week-end est une question délicate. Dans ce cas, il paraît moins risqué de réaliser un sondage auprès de tous les collaborateurs invités au séminaire.

 

2. Réserver un lieu

Le lieu du séminaire influencera le déroulement du séminaire. Les collaborateurs s’y sentent-ils bien ? Le service est-il à la hauteur des attentes ? Les salles de réunion aident-elles à mieux travailler ? Avec un outil comme BizMeeting by Privateaser, vous ne perdrez pas de temps à trouver toutes les réponses à vos questions. Nos conseillers se tiennent à votre disposition pour vous guider vers le meilleur choix de lieux pour votre événement professionnel.

 

3. Mettre en place des inscriptions

Votre séminaire compte des ateliers ou formations facultatives ? Vos collaborateurs ont le choix entre plusieurs activités ? Facilitez-vous la gestion des répartitions et des plannings en leur soumettant des inscriptions en ligne. Avec Weezevent, créez un mini-site d’inscription en quelques clics, et configurez des ateliers par horaire. Avec le mode Séances, vous pouvez par exemple dupliquer un atelier et le proposer à 10h, 11h, 14h et 16h. Vous pouvez même fixer des quotas pour limiter le nombre de participants en fonction des places disponibles.
En fonction des activités proposées, vous pouvez également soumettre un formulaire qui vous aidera dans vos préparatifs. Demandez à vos collaborateurs s’ils ont des allergies, des antécédents médicaux, des phobies, etc.

 

4. Engager des intervenants

Animer des ateliers, des formations ou toute autre forme d’activité de groupe requiert des compétences bien spécifiques. Soyez donc vigilant lorsque vous choisissez les personnes qui animeront votre séminaire d’entreprise. Organisez des rendez-vous, demandez-leur des preuves de leur travail, contactez des entreprises qui ont déjà travaillé avec eux… ne laissez surtout pas ça au hasard !
Si vous avez des difficultés à trouver les bons intervenants, votre entourage professionnels — partenaires, prestataires, ex-collègues, clients — peuvent vous donner des pistes. LinkedIn est également votre ami !

 

5. Programmer des activités de détente

Développer des compétences en séminaire est un des objectifs principaux et ne doit pas être relégué au second plan, mais vos collaborateurs ont également besoin de se détendre et de relâcher la pression de temps en temps. Prévoyez donc des activités pendant lesquelles ils pourront se reposer, se vider la tête, se focaliser sur une énergie physique plutôt que cérébrale, etc. L’important est de trouver le bon équilibre entre toutes les activités, et de ne surtout pas chercher à les enchaîner au maximum.

Une fois de plus, prévoyez des animateurs compétentes pour s’occuper de cela, afin que vos collaborateurs n’aient plus qu’à s’amuser, sans penser aux à côtés — mise en place des activités, timing, sécurité, etc. Vous avez désormais toutes les clefs pour organiser un séminaire d’entreprise réussi. Qu’attendez-vous pour vous lancer ?