Séminaire de fin d’année : animez vos plénières !

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Plus traditionnel, on meurt ! Et pourtant, il résiste encore et toujours à l’envahisseur. Nous avons nommé : le séminaire de fin d’année. Il est l’occasion de faire le bilan de l’année et de préparer l’année qui va suivre, mais il permet surtout de remotiver les troupes, de renforcer l’attachement à l’image de marque et de repartir du bon pied ! Découvrez nos trucs et astuces pour donner un nouvel élan à vos collaborateurs.

Créez une atmosphère unique pour votre séminaire d’entreprise

#1. Soyez cohérent !

Pour que ce séminaire d’entreprise soit mémorable, nous vous conseillons de choisir un thème. Sur certains événements d’entreprise, il s’agit même du facteur de réussite numéro 1 !

Les collaborateurs associeront ainsi des éléments de votre thème aux informations que vous leur avez transmises : parfait pour la mémorisation !

Tout comme si vous créiez une image de marque, vous allez donc créer un univers dédié à votre événement. Vous l’avez d’ailleurs déjà travaillé en amont : dans le visuel de l’invitation, sur le site web d’inscription… Vous avez même peut-être demandé à vos invités d’apporter une tenue en rapport avec le thème !

Les invités pourront aussi retrouver ce dernier le jour J à travers les outils de communication print – affiches, carnet de notes – et digitaux – application, présentations. Des visuels jusqu’au wording, tout est être méticuleusement travaillé pour provoquer l’adhésion et l’enthousiasme des collaborateurs.

Quelques exemples de thèmes qui ont marqué les esprits des collaborateurs :

  • En 2015, une entreprise agroalimentaire a orienté sa convention autour de la Coupe du Monde de Rugby. Pourquoi c’était un perfect match ? Ce thème s’inscrivait totalement dans l’actualité, d’un sport fédérateur comme le rugby, qui plus est.
  • En 2017, un grand laboratoire pharmaceutique a choisi d’embarquer ses collaborateurs pour un séminaire lunaire. Au-delà de la créativité dont on fait preuve les équipes dans le choix du vocabulaire et dans la mise en forme des présentations, le top management a su théâtraliser à la perfection son entrée pour un effet wahou garanti.

#2. Soyez accueillant !

Exit l’éternelle salle de réception au décor démodé, à la moquette passée et aux murs amovibles en bois contreplaqué. La tendance est aux lieux atypiques : atelier d’artistes, loft, péniche, la seule limite est votre imagination…

Le lieu participe aussi à la concrétisation de votre thème : il est plus ou moins facile de se projeter. 

Attention cependant de bien gérer les espaces en fonction du nombre de participants. Imaginez plutôt : ça y est, vous avez trouvé le lieu parfait, un superbe loft au style industriel en plein Paris. Selon le propriétaire, vous pouvez accueillir jusqu’à 200 personnes. Ça tombe bien, vous êtes 195. Voilà venu le jour J ! La salle est pleine à craquer, certains sont sur la pointe de pied. Effectivement, elle était jolie cette verrière, jusqu’à qu’elle cache l’écran… Et ce haut plafond… Jusqu’à ce que les sons se dispersent et se perdent dans l’espace.

Découvrez notre sélection de lieux sur Paris, idéaux pour vos séminaires de rentrée !

 

#3. Soyez surprenant ! 

Le saviez-vous ? Powerpoint existe depuis 31 ans maintenant… Même s’il peut être redoutablement efficace, les nouvelles technologies ont elles aussi toute leur place à prendre.

La 3D et les projections en relief ont tendance à se démocratiser. Il faut dire qu’elles font toujours leur petit effet. Parfaites pour annoncer un lancement de produit : les collaborateurs auront ainsi une vision concrète de ce qu’ils vont devoir produire ou vendre dans les mois à venir

 

La 4D, elle, est encore plus novatrice ! Entre les sièges qui bougent, les projections d’air ou d’eau et les senteurs, elle fera vivre à vos participants une expérience unique et mémorable.

Dans le laboratoire pharmaceutique évoqué plus haut, les oratrices sont par exemple entrées en tenues de cosmonautes, enveloppées d’un nuage de fumée et d’un jeu de sons et de lumière magistral. La plupart des collaborateurs ont d’ailleurs sorti leurs smartphones pour relayer le spectacle sur les réseaux sociaux.

Parfois, vous n’aurez pas nécessairement besoin de faire appel aux nouvelles technologies pour bluffer vos équipes. Faites appel à un speaker reconnu dans son domaine, en fonction de vos objectifs. Vous souhaitez amorcer une transition digitale ? Intégrez l’intervention d’un expert en digital au programme ! Il pourra même vous accompagner dans le choix d’outils pour impressionner vos spectateurs.

 

Faites de l’interactivité votre mot d’ordre

Imaginez le directeur général sur scène qui déroule son powerpoint de 70 slides toutes plus chargées de texte les unes que les autres. Ne nous dites pas que vous n’avez jamais vu vos collaborateurs bailler à la trentième diapo, ni même piquer un petit somme à la cinquantième. Ou penser à leurs dossiers qui s’empilent, leur boîte mail qui se remplit… Selon une enquête Meltis, 48% des collaborateurs ont l’impression de perdre leur temps en séminaire d’entreprise et 30,5% d’entre eux seraient même désabusés ! Pour éviter ce type de scénario catastrophe en séminaire de rentrée, nous recommandons de créer une atmosphère favorable à l’échange.

Plus les collaborateurs interagiront entre eux et avec l’orateur, plus ils :

  • se sentiront à l’aise
  • développeront un sentiment d’appartenance fort
  • retiendront les informations qui leur sont communiquées
  • garderont des souvenirs de l’événement

Les plénières sont souvent très descendantes, le top management se contentant d’apporter de l’information aux collaborateurs. Exactement comme dans ces réunions que l’on fuit. Il est donc nécessaire d’établir une rupture avec le quotidien. Ce quotidien où l’on ne prend pas forcément le temps, où l’on aborde ses collègues entre deux salles de réunion pour leur demander un dossier, où les discussions spontanées laissent place aux échanges efficaces et sans âme.

Vous l’aurez deviné, l’un des meilleurs moyens de créer de l’interactivité est de faire appel à la technologie. Quasiment 100% des participants auront en effet leur smartphone sur eux et l’utiliseront forcément au moins une fois pendant votre plénière. Mieux vaut que ce soit pour interagir avec vous que pour consulter leur compte Facebook.

 

#1. Mettez tout le monde à l’aise avec un nuage de mots

Quel meilleur moyen que le brise-glace pour introduire cette plénière ! Non, il n’est pas question de faire venir un bateau dans votre salle de plénière, rassurez-vous. Il s’agit là de commencer votre intervention par une session d’inclusion. Les objectifs ? Mettre à l’aise tous les collaborateurs, donner le ton de la plénière pour éviter de partir sur des préjugés – « on va encore s’ennuyer », prendre la température en créant un “nuage de mots” en direct.

Le principe est simple : l’intervenant pose une question du style « Comment décririez-vous notre année 2018 ? ».

Les collaborateurs pourront ainsi s’exprimer librement à l’aide de mots – un à la fois tout de même, pas de bousculade au portillon. Le nuage se formera sur grand écran en direct : les mots les plus proposés seront en police de caractère plus importante pour identifier rapidement les idées fortes.

#2. Laissez vos collaborateurs s’exprimer avec un social wall

Souvent, les collaborateurs sortent des plénières de séminaire avec de nombreuses questions sans réponse… Effectivement, difficile de s’exprimer dans une salle de 100 à 2000 personnes, que vous soyez timide ou non !

Le social wall est donc parfait pour rassembler toutes les questions et y répondre une à une dans un temps restreint. Il suffit aux participants de partager leurs interrogations via une application mobile. Chaque collaborateur peut ensuite liker et commenter en temps réel. L’orateur peut ainsi prioriser les questions et répondre à celles qui semblent poser le plus problème.

#3. Engagez vos invités grâce aux votes

Les plénières de séminaires de fin d’année sont souvent constituées d’un flot d’informations, diffusées en continu pendant 1h30. Toutes les décisions ont déjà été prises en amont et l’objectif de l’intervention est uniquement de présenter ce qui a été acté.

Pour apporter du pep’s, rythmez vos présentations grâce aux votes. Demandez à vos collaborateurs ce qu’ils pensent des résultats, des objectifs, d’un produit ou d’une action à mettre en place. L’analyse en temps réel permet de dégager des tendances et d’identifier des axes forts :  un consensus quant aux objectifs, l’adhésion à une nouveauté…

Vous pourrez aussi introduire vos différents sujets en les questionnant sur leurs connaissances ou leurs expériences passées.

#4. Demandez leur point de vue avec un questionnaire de satisfaction en ligne

Est-ce que la prestation a plu ? Est-ce que les collaborateurs se sont sentis concernés ? Quelles animations ont-ils préféré ? Autant de questions que vous vous posez…sans avoir les réponses… Enfin jusqu’à maintenant !

Mais pas n’importe lequel. Au cagibi, les feuilles de papier que l’on ne regarde jamais. Choisissez plutôt une application mobile ou un formulaire avec un lien. En plus d’un taux de participation plus élevé, l’outil vous facilitera l’analyse grâce à des graphiques et la compilation de vos données.

 

Et si vous choisissiez le tout-en-un ? Imaginez une seule application qui vous permet d’apporter de l’interactivité à l’ensemble de vos plénières de séminaire d’entreprise ! Ce serait fou… et ça existe ! L’entreprise Eventdrive, par exemple, vous propose une application mobile qui au-delà de rappeler l’agenda aux participants, vous permet de créer des nuages de mots, un social wall, des sessions de votes et des questionnaires de satisfaction. De quoi animer vos plénières et séduire vos collaborateurs.