Ksénia raconte l’organisation d’un séminaire ENGIE Young Professionals

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Organiser un séminaire lorsque ce n’est pas le coeur de son métier est un vrai challenge. La prise en charge d’un tel événement demande une excellente organisation et une logistique millimétrée. C’est pourquoi nous sommes allés à la rencontre de Ksénia, Chef de Projets chez ENGIE et membre du réseau des jeunes Imaginative Builders du Groupe, le Young Professionals network. Chaque année, 150 membres du réseaux venus de France et de l’international se réunissent pendant une journée de créativité et d’échange. Découvrez dans cette interview ses conseils et comment Privateaser lui a permis de gagner du temps dans la recherche du lieu.

Bonjour Ksénia, pouvez-vous vous présenter, ainsi que votre entreprise ?

Je m’appelle Ksénia, et j’ai organisé ce séminaire non pas dans le cadre de mon job « habituel » mais en tant que membre du réseau des jeunes collaborateurs du Groupe, le YPn. Le réseau est une structure indépendante et dont chacun peut se saisir pour construire des projets, lancer des discussions et récupérer des avis. C’est aussi le porte voix des « moins de 36 ans » dans le Groupe. Il réunit aujourd’hui quelques 1500 membres. La plupart de mon temps chez ENGIE je le consacre au centre corporate de R&D et d’expertise de haut niveau (ENGIE Lab CRIGEN) dédié aux nouvelles sources d’énergie, aux nouvelles utilisations de l’énergie dans les villes et aux technologies émergentes, et plus spécifiquement en tant que Chef de Projet dans le Lab GNL (Gaz Naturel Liquéfié) depuis maintenant trois ans. Nous développons aussi bien des technologies que des codes de modélisation dans les domaines de la liquéfaction du GNL, de son stockage, de son transport et de sa distribution.

Vous avez organisé un séminaire rassemblant 150 collaborateurs. Pouvez-vous  nous en dire plus ?

Oui tout à fait. Chaque année, depuis quatre ans, le Young Professional network rassemble au cours d’une journée de créativité, 150 jeunes collaborateurs du Groupe ENGIE. Cette année, j’ai fait partie de l’équipe organisatrice. L’événement a eu lieu en avril 2018 à Paris. Ce séminaire est l’occasion de travailler sur le coeur du business afin de trouver de nouvelles offres pour le Groupe. Il s’agit également de travailler dans un cadre différent et ludique le temps d’une journée. Pour cela, nous avons mis en place des ateliers de serious game avec la méthode de cubification.

 

C’est quoi un serious game et la méthode de cubification ?

Un serious game est un jeu de team-building participatif et collaboratif qui mélange créativité et écoute. Il consiste à placer le jeu au coeur de la réflexion tout en aboutissant à des résultats concrets pour l’entreprise. L’avantage de cet atelier est qu’il permet de mettre à plat ses idées et de stimuler la créativité. Notre serious game s’articulait autour de la méthode de cubification développée par l’Ecole de Management de Grenoble. Cette méthode consiste à personnaliser des cubes en inscrivant sur chaque face un thème différent du groupe ENGIE : l’usager, son environnement, sa valeur ajoutée, etc. Une fois les cubes mélangés, les collaborateurs doivent créer des combinaisons avec chacune des six dimensions du cube pour sortir de nouvelles idées sur les offres d’ENGIE. On a donc imaginé de nouvelles offres à partir d’un Rubik’s Cube ! D’ailleurs, si cela vous intéresse, voici un aperçu vidéo de notre serious game : ici.

Intéressant ! Et quels étaient les objectifs de ce séminaire ?

Premièrement, nous souhaitions profiter de ce rassemblement avec les 150 jeunes collaborateurs de 15 business units différentes pour réfléchir à de nouvelles offres ENGIE. Deuxièmement, nous voulions que les jeunes collaborateurs du Groupe puissent se rencontrer, échanger entre eux et établir une relation privilégiée avec le COMEX. Enfin, nous avions à coeur de développer la transversalité entre les équipes, de donner l’occasion aux collaborateurs de travailler et d’en apprendre un peu plus sur nos secteurs d’activité. En effet, ils ont tout à gagner à rencontrer des collègues d’autres parties du Groupe car le groupe ENGIE est très grand et très diversifié.

 

Un événement de 150 collaborateurs, ce n’est pas de tout repos ! Comment avez-vous fait pour l’organiser ?

Oui effectivement ce n’est pas de tout repos! Mais heureusement, je n’étais pas toute seule. Nous étions nombreux dans l’équipe organisatrice. Du coup, lorsqu’il y avait un collègue dans le rush de son boulot quotidien, un autre membre de l’équipe organisatrice prenait le relais. Mais je confirme que ça reste un gros boulot. Le séminaire était programmé pour avril 2018. Nous avons commencé à chercher des premières idées dès septembre et avons réservé le lieu début décembre. Soit 4 mois avant l’événement.

Justement, à propos du lieu du séminaire, que recherchiez-vous ?

Pour ce séminaire, il fallait non seulement trouver un lieu assez conséquent pour accueillir les 150 participants mais également qui soit accessible depuis Paris et les aéroports car nous avions des collaborateurs qui venaient de l’étranger. Nous cherchions une salle pouvant accueillir une plénière pour le début et la fin de la journée ainsi que plusieurs petites salles pour nos groupes de travail. Notre recherche de salle était donc très spécifique et ce n’était pas facile de trouver soi-même.

 

Du coup, pour faciliter votre  recherche de salle, vous êtes passée par Privateaser ?

Oui effectivement. Je suis allée sur le site de Privateaser en rentrant mes critères de recherche. J’ai ensuite sélectionné des salles qui correspondaient à notre cahier des charges. Privateaser m’a mis en relation avec les gérants rapidement. J’ai pu les contacter facilement et obtenir les informations nécessaires pour notre événement telles que le nombre d’hôtesses, les horaires, les formules pour le déjeuner et les pauses, etc. C’était vraiment simple et rapide.

 

Quel lieu avez-vous  finalement sélectionné pour ce séminaire ?

En comparant les différentes salles de séminaire sur Privateaser, mon choix s’est finalement porté sur  Pan Piper. Ce lieu répondait parfaitement à notre cahier des charges notamment sur la disposition des différentes salles pour nos plénières et nos ateliers de travail. Un autre critère qui a retenu notre attention était la relation que nous avons eu avec le gérant de Pan Piper. En effet, nous avons vraiment apprécié le contact avec lui. Il était très réactif et motivé par notre événement. De plus, nous avions visité le lieu en amont et je trouvais la déco sympa et moderne. C’est un bâtiment qui essaye le plus possible de faire des économies d’énergie, donc forcément, cela nous a plu car c’est exactement l’état d’esprit de notre séminaire et d’ENGIE.

 

Nous sommes ravis de vous avoir accompagné pour trouver le lieu du séminaire ! Du coup, qu’est-ce que vous a apporté Privateaser ?

Pour ma part, la valeur ajoutée de Privateaser se trouve dans la navigation du site Internet qui est vraiment simple d’utilisation. On peut trouver facilement des lieux correspondant à nos critères grâce aux filtres de recherche : les horaires, le nombre de participants, le format de l’événement, etc. J’ai ainsi pu sélectionner plusieurs salles correspondant à mes critères facilement. J’ai également beaucoup apprécié les échanges avec le service clients de Privateaser pour le suivi de ma réservation avec le Pan Piper.

 

D’après vous, le choix du lieu est-il un critère important pour la réussite d’un événement ?

Oui tout à fait. Je pense que le lieu fait partie intégrante de la réussite d’un événement professionnel. Ce n’est pas vraiment la déco de la salle qui fait tout le succès – même si c’est important – mais plutôt l’organisation logistique du lieu. Concernant le Pan Piper, on nous fournissait les hôtesses et la restauration, le ménage à la fin de journée, etc. C’est quand même un plus. Le lieu était très flexible sur la logistique. Par exemple, nous avons pu venir la veille pour installer notre matériel sans avoir de coûts supplémentaires. De plus, les échanges avec le gérant étaient très rapides et c’est important surtout lorsque l’organisation d’événements n’est pas le coeur de notre métier !

 

Des collaborateurs satisfaits, c’est aussi un facteur de réussite ?

Oui. La satisfaction des participants est aussi un critère de succès important pour nos événements. Pour notre séminaire, nous avions mis en place un questionnaire de satisfaction une fois l’événement terminé. Nous avons eu 86% de satisfaction et un NPS de 48, ce qui est un bon indicateur de satisfaction. Il y a eu 49% de femmes qui ont participé à ce séminaire, ce qui n’est pas forcément toujours le cas lorsqu’on est dans un secteur très technique comme chez ENGIE. Donc c’est également un critère de succès. De plus, 12% de collaborateurs venaient de l’étranger et 15 business units différentes étaient rassemblées. C’était donc une journée très inclusive. Enfin, je dirais que le dernier critère de satisfaction concernait la mixité. On avait une trentaine de techniciens, beaucoup de cadres, aussi bien des hommes que des femmes, de différentes nationalités. Grâce à ce séminaire et au travail de tous, nous avons pu définir une dizaine de nouvelles offres sur différents segments de marché.

Super ! Donc c’était un séminaire très productif ?

Oui, en effet, c’était un séminaire productif mais aussi créatif. Grâce aux ateliers de type serious game, les collaborateurs se sont amusés et ont été créatifs. D’ailleurs, nous avons eu toutes sortes d’idées un peu farfelues comme une application où on peut suivre la vache qui produit son biogaz !

 

Plutôt originale comme idée d’application ! Quels conseils donneriez-vous  pour organiser un séminaire lorsque ce n’est pas le coeur de son métier ?

Je dirais que pour organiser un séminaire de 150 participants alors que ce n’est pas le coeur de son métier, il faut être plusieurs. Dans mon cas, nous étions toujours plusieurs membres dans l’équipe organisatrice et cela nous a vraiment aidé dans l’organisation. Ensuite, je dirais qu’il faut choisir le lieu très tôt car il y a énormément de petits détails auxquels on ne pense pas forcément tels que les petits fours qu’il faut choisir ou le nombre de chaises (pliables ou pas), le matériel dans chaque salle, etc. Il faut donc s’y prendre à l’avance.  Je conseille aussi d’avoir une idée assez tôt de ce que l’on veut faire car c’est en fonction de cette idée que l’on va pouvoir déterminer le lieu du séminaire. Si on choisit un lieu qui ne colle pas avec l’idée de ce qu’on se fait de la journée, c’est un peu dommage et on perd du temps.

 

Merci pour ces précieux conseils ! Du coup, qu’appréciez-vous le plus chez Privateaser ?

J’apprécie surtout le fait que ce soit une plateforme qui permet de nous mettre en contact avec les lieux de notre choix dans un délai rapide. Cela évite de devoir appeler 10 lieux un par un. On gagne du temps et c’est pratique. Je recommande largement Privateaser autour de moi !

 

Le mot de la fin ? Tout est permis !

Vivement que toutes les salles de Paris soient référencées sur Privateaser pour nos prochains séminaires ! J’attends cela avec impatience 😉

 

Merci Ksénia pour ce témoignage et à bientôt sur Privateaser 😊