L’organisation d’une soirée d’entreprise en cinq étapes

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Une soirée d’entreprise est un événement essentiel dans la vie de toute société. Elle peut être à destination de vos employés, vos partenaires, à but promotionnel ou encore dans l’objectif de remercier vos collaborateurs pour leur implication professionnelle.

Chacune de ces célébrations se doit d’être unique afin de véhiculer à chaque occasion un message bien particulier, reflet de l’image que vous souhaitez attribuer à votre marque. La meilleure façon d’y parvenir est de faire appel à un lieu qui vous ressemble en y prévoyant les animations que vous y souhaitez. Voici votre plan en cinq étapes.

Première étape : établissez un cahier des charges et un budget associé.

Il vous faut débuter par déterminer la prestation qui, pour vous, est idéale. Indiquer l’ambiance du lieu souhaitée, le nombre d’invités, le type de service de restauration, la variété des animations, la date de l’événement, etc…

Ne négligez pas les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à votre soirée d’entreprise. Elle sera la vitrine de votre image de marque et ne doit donc souffrir d’aucune faille, ni lacune. Ces célébrations, rassemblant les personnes indispensables à la pérennité de votre entreprise, restent longtemps gravées dans leur mémoire. Il faut donc que ce souvenir leur soit positif, car il demeurera accolé à votre réputation.

 

Deuxième étape : cherchez le lieu à privatiser.

Où organiser votre future soirée d’entreprise ? Selon la ville où vous vous trouvez, vous avez un choix pléthorique entre des établissements divers aux identités singulières. A vous d’opter pour celui qui vous permettra de restituer au mieux votre message. Selon le type d’événement souhaité, vous pouvez privatiser une salle qui vous ressemble. Si vous avez prévu par exemple, une longue liste d’invités, orientez-vous vers de grands espaces intérieurs et si possible extérieurs, selon la saison. Vous pouvez choisir des lieux historiques ou contemporains, des endroits atypiques ou mythiques, des terrasses ou des péniches, etc…

 

Troisième étape : la restauration.

Vos invités viennent certes pour se distraire, mais ils seront ravis de bien manger et se retrouver autour d’un bon repas. La restauration est l’élément essentiel d’un événement réussi et le contenu des assiettes doit présenter un aspect aussi beau que bon.

Il vous faut d’abord choisir quel type de service de restauration vous souhaitez et surtout le menu. Selon le budget alloué, vous pouvez au choix puiser des idées parmi celles proposées par des chefs cuisiniers renommés ou personnaliser un menu à votre convenance. Sur site de La Belle Assiette, vous avez l’embarras du choix. Vous saurez quelles boissons associer à vos mets, vous aurez des suggestions pour rendre original un plat classique ou encore vous découvrez les nombreux menus spécifiquement élaborés pour faire la fête. Vous avez également la possibilité de faire appel à un chef qui se déplace pour vous concocter le menu gastronomique qui vous ressemble. N’hésitez pas à consulter leurs sites pour avoir des idées.

 

Quatrième étape : l’animation.

Avec la restauration, l’animation est le deuxième pilier d’une soirée d’entreprise réussie. Vos invités doivent repartir heureux de leur soirée. L’un des buts de ce genre de célébrations est de favoriser la communication, de faciliter les échanges, de nouer des contacts et de tisser des relations.

Quoi de mieux qu’une ambiance joviale et sympathique pour y parvenir ? Là encore, le choix dépend de l’image de votre marque que vous souhaitez associer. En fonction de vos envies, vous pouvez opter pour des disc-jockeys, des chanteurs, des danseurs, des musiciens, des magiciens, des acrobates, etc… Il vous est également possible de créer différents coins aux ambiances différentes et aux animations diverses. Votre imagination est sans limite.

 

Cinquième étape : la gestion des invitations.

Pour une organisation optimale d’une soirée d’entreprise, il convient de maîtriser le budget alloué. Outre les devis à faire établir pour chaque étape de l’événement prévu, il est un poste de dépenses dont l’inconnue peut se révéler inutilement coûteuse : la présence ou non de vos invités. Plutôt que de leur adresser un carton d’invitation par voie postale, utilisez les solutions que la digitalisation vous offre et soyez efficace.

La validation de leur participation, disponible en temps réel, vous permet de commander précisément les prestations qu’il vous faut. De nombreuses plateformes existent et vous offrent la possibilité de gérer cette organisation complexe sans difficulté.