L’animation, la clé du succès de votre événement d’entreprise

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Qu’il soit à destination des clients ou du personnel, pour célébrer le lancement d’un produit ou pour fêter la fin d’année, un événement d’entreprise se doit d’être unique et marquant. Il doit se différencier des événements organisés précédemment et doit en même temps demeurer gravé dans les mémoires des participants. Le choix du lieu et du repas servi sont bien entendu essentiels. Mais au-delà, c’est l’animation qui est le point-clé fondamental. Celle-ci doit être en adéquation avec l’image de votre marque ou avec le dernier-né de vos produits.

L’animation est donc indispensable lors de toute manifestation d’entreprise. Elle sert à créer, à maintenir et à redynamiser l’ambiance, mais elle peut également être ciblée selon la nature du message que vous souhaitez transmettre. Séduire et surprendre sont les deux verbes qu’une bonne animation doit savoir conjuguer. Voici quelques règles pour y arriver :

 

Déterminez vos objectifs pour votre événement professionnel

Il vous faut d’abord établir un cahier des charges qui tienne compte de l’ensemble des dépenses à prévoir dans l’organisation de votre soirée d’entreprise : le nombre d’invités, la location du lieu, le service de traiteur (nourriture et boissons), le service d’accueil et … l’animation. Il vous faut ensuite définir les objectifs de votre événement d’entreprise. Est-ce une célébration festive ? Un moyen de nouer une communication interne par des activités fédératrices ? Une présentation marketing d’un nouveau bien ou service ? L’animation ne sera pas choisie de la même manière selon les cas.

Incluez une partie proactive dans l’animation de soirée que vous proposez

Membres du personnel, clients ou prospects, tous réagissent positivement dès lors qu’ils sont mis à contribution. Vous pouvez par exemple mettre en place des ateliers et des animations spécifiques à votre activité : un marchand de vins peut proposer des activités de reconnaissance des arômes, un parfumeur la possibilité de réaliser des mélanges de senteurs, un fabricant de vêtements des séances de couture ou de dessin, etc… Sans centrer la soirée sur ce genre de propositions, vous pouvez prévoir de placer à certains recoins de la salle des petits espaces de rencontres ludiques. L’avantage de ce genre de démonstrations est de créer une nouvelle dimension dans votre relation au client ou à l’employé, faisant abstraction du formalisme habituel. Cette nouvelle approche va initier une relation de confiance propice à la conclusion d’affaires ou à la motivation de votre personnel.

 

Prévoyez une animation musicale

Votre événement d’entreprise doit être rythmé par un accompagnement musical. Il vous revient d’en déterminer l’ambiance en fonction de votre message et de votre image. Une soirée de fin d’année est par exemple moins formel qu’un lancement promotionnel. Le répertoire musical doit le refléter : à vous de choisir d’être accompagné par des musiciens classiques, des chanteurs lyriques, des musiciens de jazz, des imitateurs ou un DJ.

 

Prévoyez une animation photo

Votre soirée événementielle peut être ponctuée par la présence d’un photographe professionnel qui sait se faire discret tout en appuyant sur le bouton de son appareil aux moments propices. Une photographie qui est ensuite retransmise aux principaux intéressés permet à ceux-ci de garder en mémoire la soirée que vous leur avez offerte : cet élément est souvent propice à la fidélisation des clients. Et pourquoi ne pas prévoir un support imprimé ou un décor de fond devant lequel vos invités seront immortalisés à l’image de ce sympathique « Welcome to Las Vegas » ? Des bornes d’impression photo peuvent également être mises à disposition des participants.

 

Organisez des jeux d’équipe

Rien n’est plus convivial que de s’amuser ensemble. En mettant en place des animations sportives ou ludiques en équipes, vous contribuez à faire disparaître les barrières et à créer une complicité entre les différents intervenants. Ceux-ci se retrouvent en totale immersion lors d’un événement auquel ils ne s’attendaient pas forcément à participer activement. L’effet est toujours couronné de succès : les clients ravis sont fidélisés et les employés heureux de découvrir une telle ambiance au sein de leur environnement professionnel y gagnent un sentiment d’appartenance à un groupe. Et pourquoi ne pas reconstituer un décor tel cette ambiance casino avec des jetons et des billets factices au nom de votre entreprise qui permettent de s’amuser sans se ruiner ?

 

Prévoyez un souvenir de votre événement d’entreprise

Les mémoires sont davantage rafraîchies quand elles sont au contact d’un objet personnalisé dont les invités ne pourront pas se défaire et qui leur rappellera l’existence de votre entreprise : outre la photo déjà évoquée, faites appel à un caricaturiste ou à un silhouettiste qui esquisseront le profil de chacune et de chacun de vos convives. Cette reproduction, qui ne manque pas de plaire, est toujours accrochée en bonne place chez soi, au terme de la soirée. Vous pouvez également prévoir de personnaliser votre nouveau produit avec le nom de vos clients. Ces petits plus font la différence pour un coût moindre que celui d’un budget marketing.

 

Habillez vos clients de manière originale

Afin de vous assurer que votre animation d’entreprise soit réussie, il vous est possible de prévoir un costume qui marque l’événement. Tels que ces improbables costumes champagne !

 

 

Quels que soient les choix pour lesquels vous optez, n’oubliez pas que ceux-ci doivent garder un triple caractère original, ludique et participatif. Vous y gagnerez au change !