Grâce à Privateaser, Veolia optimise l’organisation de sa soirée de fin d’année

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Chaque année, le Comité d’Entreprise de la Direction de VEOLIA Water Information Systems, présidé par Manuela P., organise une soirée de fin d’année. En 2018, l’événement a réuni près de 80 collaborateurs. Manuela P. a explique comment elle a optimisé la gestion de son événement avec l’offre Privateaser Prime. 

Bonjour Manuela, que faites-vous chez VEOLIA ? 

Je m’appelle Manuela P., je travaille à la Direction Informatique de VEOLIA (Veolia Water Information and Systems) en tant qu’assistante des achats et de la direction. Je fais également partie du CSE – le Comité d’Entreprise – en tant que trésorière adjointe. Chaque année, nous organisons une soirée de fin d’année pour les collaborateurs du département Informatique de VEOLIA. Cette année, nous étions 80 participants et nous avons fait appel à Privateaser pour organiser cet événement.

Justement, comment avez-vous connu Privateaser ?

Je ne connaissais absolument pas Privateaser. J’ai découvert la plateforme sur Internet grâce à une publicité. J’ai ensuite contacté un commercial à qui j’ai exposé mes envies pour notre soirée de fin d’année. Nous avons discuté sur ce que l’on pouvait mettre en place ensemble.

 

 

Comment s’est passé les échanges avec l’équipe ?

J’ai rencontré Diana, qui est Account Manager chez Privateaser. C’est une personne très sympathique et de confiance. On a bien travaillé ensemble. Comme je ne connaissais pas le service, j’aurais pu arriver devant un mur avec quelqu’un de prétentieux mais au contraire, on m’a écouté et on a échangé sur mes besoins. C’était génial car c’est exactement ainsi que je fonctionne. Il était important pour moi de bien comprendre le service avant de l’utiliser. C’est pourquoi Privateaser m’a bien bien accompagné en me présentant leur offre pour entreprise : Privateaser Prime.

 

 

Quel était votre cahier des charges pour cette soirée d’entreprise ?

Pour la soirée de fin d’année, je souhaitais avoir un dîner assis avec un menu approprié pour tous les régimes alimentaires ainsi qu’un buffet apéritif et des cocktails pour le début de soirée. Concernant la localisation, je souhaitais privatiser un lieu dans Paris intra-muros qui ne soit accessible depuis notre siège social à Saint- Maurice. Le format de la péniche me semblait être le plus approprié. Je souhaitais également des animations pour divertir les collaborateurs et créer une belle expérience dont on se souvienne longtemps. Enfin, notre budget se situait aux alentours de 100€ par personne.

 

 

Quel était l’objectif de l’événement ?

Nous souhaitions avant tout décompresser après cette année de travail et faire en sorte que les collaborateurs passent un bon moment ensemble, qu’ils puissent converser avec tout le monde. On souhaitait un événement sans prise de tête et pas trop contraignant. Nos collaborateurs voulaient avant tout discuter entre eux et se retrouver dans un moment convivial pour célébrer cette fin d’année. 

 

 

Pourquoi votre choix s’est porté sur la péniche La Sans-Souci ?

L’account manager de Privateaser m’a proposé plusieurs lieux correspondants à mon cahier des charges et à mon objectif : l’Aquarium, le Théâtre du Renard et la péniche Sans Souci. Comme j’avais été invité à un cocktail client Privateaser sur la péniche Montbellio et que j’avais trouvé la soirée et les animations sympas, mon choix s’est porté sur ce lieu. J’ai fait confiance à Diana, mon account manager, et le nom me plaisait bien, je trouvais ça sympa ! Et puis l’avantage de la Péniche est qu’on peut discuter tranquillement avec les collaborateurs tout en découvrant ou redécouvrant les bords de Seine de la capitale. C’est une expérience sympa pour décompresser et passer un bon moment entre collègues.

Le lieu sélectionné, la péniche La Sans-Souci, a-t-il participé à la réussite de votre événement ?

Je crois que pour la réussite d’un événement, tout est important. Mais le lieu que m’a proposé Privateaser, la péniche La Sans- Souci, y a fortement participé. Elle était facilement accessible depuis notre siège à Saint-Maurice. Les invités n’ont pas eu à rouler une heure depuis le bureau pour arriver au lieu de la soirée. En plus, il s’agit d’une ancienne péniche avec une histoire. Il y a un vrai cachet et c’est un vrai plus. Je pense effectivement que le lieu est important pour la réussite d’un événement.

 

Qu’avez-vous mis en place avec Privateaser pour répondre à cet objectif ? A-t-il été atteint ?

Oui l’objectif a été atteint puisque j’ai eu des retours très positifs des collaborateurs, ils ont passé une très bonne soirée de fin d’année. Ils voulaient discuter entre eux et se retrouver. La péniche privatisée était le bon compromis. On avait un repas assis avec un fond musical avec un trio de jazz pour discuter. C’était très agréable. Ensuite, pour les divertir, Privateaser m’a proposé une animation casino en fin de soirée une fois la péniche à quai et le dîner terminé. Tout était réussi et tout s’est bien passé : le dîner, la balade sur la Seine, le groupe de musique de jazz et l’animation casino. C’était d’ailleurs l’une des meilleures soirées qu’on ait jamais organisée au Comité d’Entreprise de Véolia WIS !

 

 

Avez-vous eu des retours positifs de cette soirée de fin d’année ?

Oui ! Les collaborateurs étaient tous ravis de cette soirée de fin d’année sur la péniche du Sans-Souci. A titre personnel, j’avais déjà fait une balade et un dîner sur une péniche parisienne. On ne fait en généralement pas trop attention à ce qu’il y a dans l’assiette car on regarde ce qu’il se passe sur la Seine. Mais là, sur la péniche de la soirée de fin d’année, le repas était vraiment excellent, le personnel très sympa et arrangeant avec nous et surtout compétent. Les collaborateurs étaient ravis de la balade sur la Seine et du dîner. J’ai eu des retours positifs le soir-même sur place et pendant une semaine !

 

 

Vous avez eu plusieurs prestataires à gérer pour cet événement. Comment avez-vous traité les différentes factures ?

J’ai reçu une facturation unique de Privateaser pour la privatisation de la péniche et les deux animations (casino et trio de jazz). C’était pratique car je n’ai rien géré au niveau de la facturation de ces trois prestataires. On paye Privateaser et c’est tout. On ne s’embête pas à traiter 3 factures différentes. On ne s’occupe de rien d’autre et ça je dois dire que c’est très pratique.

 

 

Selon vous, quel est le + de Privateaser dans l’organisation de cet événement ? 

Avec Privateaser, j’ai réalisé un gain de temps dans l’organisation de mon événement. Tout était clé en main. Il n’y a eu aucun souci. En passant par Privateaser, vous n’avez pas cette crainte de vous dire qu’il faut relancer les personnes ou qu’il faut vérifier que les prestations seront bien assurées le jour J. On est bien accompagné et on a surtout la garantie que tout se passera bien. Il n’y a pas eu de stress. C’était génial !

Comme je n’avais jamais travaillé avec Privateaser, c’était un peu plus long au début car il fallait faire connaissance avec l’équipe et comprendre le fonctionnement du service. Mais concernant la préparation de l’événement, cela a été vraiment plus simple et beaucoup plus rapide que l’année dernière.  

Le paiement de la facture à J+30 sans acompte, est-ce plus simple dans la gestion d’un événement ?  

Oui c’est agréable de pouvoir payer la facture à J+30 sans acompte surtout lorsque l’on fait un événement unique avec plusieurs prestataires. Par exemple, j’ai organisé moi-même la journée des enfants des collaborateurs pour Noel. Malheureusement, je ne connaissais pas Privateaser à l’époque. J’ai cherché un lieu et des animations toute seule. C’était vraiment pas facile de gérer le 1er acompte, puis le 2ème, et tout payer à la fin de l’événement pour chaque prestataire. Je me suis débrouillée toute seule avec la facturation de tous les prestataires (lieu, Pere Noel, traiteur etc.) Ça m’a pris beaucoup plus de temps qu’avec une facture unique à J+30 sans acompte à faire. Grâce à Privateaser, j’ai aussi une vision exhaustive de tous les coûts engagés sur un seul document ! Je savais exactement ce que je dépensais grâce à la facture unique.

 

Recommanderiez-vous Privateaser pour d’autres collègues ?

Ah oui c’est déjà fait ! Bien sûr que je recommande auprès de mes collègues ! J’ai pas attendu, je l’ai dit à tout le monde.

Merci Manuela pour votre témoignage et à bientôt sur Privateaser !