Digitaliser l’organisation de vos séminaires, un gain de temps !

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Internet a révolutionné l’ensemble des méthodes de communication et de gestion du travail. Désormais, on pense digital, on agit digital, on conçoit digital. Les nouvelles technologies permettent de gérer beaucoup plus facilement et en temps réel ce qu’il était impossible à faire avant. Dans le cas de l’organisation d’un événement, de nombreuses plateformes sont apparues permettant de mener efficacement l’ensemble des étapes de gestion.

 

Une information accessible partout, tout le temps

Pour mettre en place votre événement, toutes les étapes peuvent aujourd’hui passer par des plateformes conçues spécifiquement pour cela. L’envoi du « Save the Date », l’invitation par email, l’inscription en ligne, la réception du plan pour se rendre sur place, la réservation d’un espace, le choix des animations proposées, … tout, absolument tout peut se faire directement sur internet. Sans être obligatoire, cette digitalisation est très vivement conseillée. 

Elle permet de gagner un temps précieux et elle permet surtout d’accéder à l’information en temps réel. Il serait difficile d’imaginer aujourd’hui une invitation envoyée par voie postale … un email avec un lien permettant une inscription en ligne et l’obtention d’un billet dématérialisé semble beaucoup plus évidente. Internet fait partie de la vie quotidienne donc pour que votre événement soit une réussite. 

Site internet, digitalisation des billets à l’aide de QR codes, envoi d’emails d’invitation ou de remerciement ciblés en quelques clics, communication sur les réseaux sociaux … La digitalisation des événements se retrouve à chacune des étapes.

 

Automatisation de la gestion des événements

Des applications et sites internet spécialement conçus pour la gestion d’événements existent aujourd’hui. Ils sont nombreux et peuvent couvrir l’ensemble des étapes de l’organisation d’un événement. La première étape peut consister à trouver des idées de ce que vous souhaitez proposer lors de votre séminaire et même de faire des demandes de devis directement en ligne auprès des professionnels du secteur. 

Si internet ne pourra pas définir votre cahier des charges et votre budget à votre place (même s’il peut vous aider à trouver des idées), une fois les objectifs de votre événement professionnel définis, vous pourrez réserver votre lieu directement en ligne. 

Des sites internet comme Bizmeeting ou Privateaser, vous permettent de trouver en quelques clics seulement et à l’aide de différents filtres, les endroits les plus appropriés au regard de vos besoins. Le gain de temps est évident et des équipes physiques sont présentes si besoin, par téléphone ou par email. Dans le cas où vous avez déjà une idée très précise de ce que vous souhaitez comme lieu pour votre séminaire alors ces deux plateformes proposent la réservation instantanée. 

Une fois le lieu trouvé et les animations validées, il faut prévenir vos invités. Là encore, l’utilisation des outils numériques s’impose afin d’avoir la certitude d’atteindre votre cible et de pouvoir la relancer au besoin. 

 

D’autres sites web, tel qu’Eventdrive par exemple, proposent un service de création d’événement en ligne qui donne la possibilité à vos invités de s’inscrire directement sur la plateforme. Ceux-ci reçoivent un billet d’invitation dématérialisé, ils confirment leur participation, ce qui vous permet de suivre le nombre d’inscriptions en temps réel et de gérer votre organisation de manière optimale.

 

Le secteur de l’événementiel a été positivement impacté par la digitalisation. S’il fallait auparavant passer par des agences spécialisées pour organiser un événement, les technologies 2.0 offrent aujourd’hui une pluralité de propositions directement accessibles en ligne. Recherche, gestion de l’événement, etc… une myriade d’outils existe pour que l’organisation de l’événement soit plus facile pour vous, en tant qu’organisateur, comme pour vos invités. L’interactivité et l’innovation sont désormais les deux piliers de l’organisation des séminaires professionnels.