De quel matériel ai-je besoin pour une conférence ?

Vous aimez ? Dites le nous !

Vous avez été désigné pour vous occuper de l’organisation d’une conférence dans les prochains jours ? Ou vous avez pour projet d’en organiser une ? Cet article va vous aider à déterminer le matériel nécessaire pour y parvenir. Il tâchera aussi d’établir les étapes essentielles au bon déroulement de votre conférence.

 

L’organisation est primordiale 

La réussite d’une conférence repose sur l’organisation. Il ne s’agit pas d’un évènement qu’on prépare du jour au lendemain. Elle nécessite le déplacement d’un groupement de personnes plus ou moins important et, de fait, requiert un aménagement préalable. De plus, les orateurs doivent préparer leur intervention en amont de façon à être les plus précis et complet possible pour la bonne compréhension de tous.

En effet, pour bien préparer sa conférence, il faut avant tout définir un thème précis, ce pourquoi les participants viendront échanger et converser. Il s’agit de créer une émulation intellectuelle au travers d’un véritable partage d’informations précises.

À la suite de quoi, il faudra convenir du lieu idéal où se tiendra la conférence, c’est-à-dire déterminer les caractéristiques que vous attendez de ce lieu afin de le réserver et de le privatiser. Il faut notamment tenir compte de la superficie de ce lieu, du nombre de places en fonction du nombre de participants.

Les conseillers de Privateaser sont en mesure de s’occuper à votre place de cette étape cruciale et pas forcément aisée à réaliser, afin de vous garantir une expérience unique réalisée dans des conditions optimales.

Une fois le lieu choisi, il sera nécessaire de déterminer le budget indispensable à la réalisation de votre conférence et d’établir les différentes étapes de la conférence ainsi que leur enchainement.

Il ne restera plus qu’à lancer les invitations à votre évènement. Là encore, il faudra procéder de façon professionnelle et avisée. Un mail groupé rédigé de façon claire, précise et brève sera de vigueur pour déterminer à la fois la date à laquelle se déroulera la conférence,l’heure, le lieu (et éventuellement un plan d’accès) et le sujet.

 

Le cœur du sujet : le matériel 

De quoi avez-vous besoin ?

Pour que l’ensemble de ses étapes aboutissent à la parfaite réalisation de votre conférence, il vous faut impérativement vous munir d’un matériel spécifique. Qu’en est-il?

  • Vous devez vous équiper d’un projecteur, capital pour projeter toutes les informations nécessaires à votre démonstration. Les conférences se basent généralement autour d’un PowerPoint qui récapitule l’essentiel des informations dîtes par les intervenants et facilite ainsi échange et prise de notes.

 

  • Le micro sera également votre meilleur allié, notamment au sein d’une grande salle où il faudra vous faire entendre par l’ensemble des participants. Idéalement, en prévoir deux, si le budget le permet, de sorte à ce que les intervenants, s’ils sont nombreux, ne soient pas incommodés par le passage parfois laborieux de micro – et au cas où il aurait des soucis de réglage avec le premier. Une conférence repose sur l’échange et donc sur la parole ; c’est pourquoi, le matériel de sonorisation ne sera pas à négliger.

 

  • Pour les conférences à petits budgets ou de petites envergures, un paperboad sera à privilégier. Il s’agit d’un tableau généralement sur trépieds composé de plusieurs feuilles, que l’on peut retirer ou soulever, servant de support à la démonstration. Pour un plus grand budget, un tableau numérique est envisageable pour une expérience optimisée.

 

  • Il faut également, de fait, penser à prévoir des feutres de tableau, de différentes couleurs (les classiques rouge – noir – bleu – vert) ainsi qu’un effaceur.

 

  • Vous devez vous munir d’un ordinateur portable adapté, pourvu d’un port HDMI pour faciliter la projection. Il est impératif de vérifier, avant la conférence, que les câbles pour l’ordinateur, et l’ensemble du matériel, fonctionnent correctement. Une simulation est alors vivement conseillée.

 

  • Des bouteilles d’eau sont également à prévoir pour les intervenants principaux ainsi que pour les participants, notamment pendant les périodes estivales.

 

  • Le programme en version papier est aussi appréciable, notamment pour les longues conférences, pour connaître avec précision le déroulement de la journée d’intervention.

 

Pour les plus minutieux, un récapitulatif des différentes interventions, ou même du powerpoint s’il y a, peut être distribué à la fin de la conférence de sorte à ce que les participants aient bien toutes les informations requises.

En guise de conclusion, on rappellera essentiellement l’importance de l’organisation préalable au bon déroulement d’une conférence afin qu’elle se déroule sans encombre, ainsi que le fait de se procurer un matériel spécifique privilégiant la qualité sonore et visuelle.