Créer un évènement mémorable pour vos employés

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Parfait pour renforcer la cohésion des équipes, les récompenser et tout simplement les motiver, un séminaire d’entreprise n’est pas une mince affaire à organiser. Il se doit d’être à la fois un moment de motivation et une occasion de se détendre avec l’ensemble des collaborateurs autour d’activités ludiques.

Cet événement doit répondre aux attentes de vos employés, aux objectifs préalablement définis et respecter un budget précis. Pour un séminaire d’entreprise réussi, il faut du temps et surtout de l’organisation. Voici quelques règles à suivre pour en faire une convention mémorable pour tous les employés.

 

Quels sont les objectifs du séminaire ?

Si l’objectif principal est de remercier vos équipes pour leurs performances durant l’année, cet événement peut avoir d’autres buts :

  • Informer vos salariés sur les nouvelles stratégies et les nouveaux axes de développement de l’entreprise
  • Présenter les nouveaux projets, que ce soient des nouveaux produits ou de nouveaux services
  • Motiver les équipes pour une nouvelle année de challenges
  • Renforcer la cohésion entre les membres de vos équipes

Comment organiser une convention ?

Avoir un planning des tâches à effectuer avec des deadlines précises est un incontournable mais vous devrez également veiller à respecter le budget et à maîtriser le calendrier pour un séminaire qui se déroule sans accroc.

Votre document de planification devra donc être clair et présenter en un coup d’œil :

  • Les échéances : les réservations, les acomptes versés, les commandes passées…
  • Prendre un compte un délai de marge pour pouvoir faire face en cas de retard ou d’événements impromptus

Afin que le séminaire se déroule sous les meilleurs auspices, vous devez :

 

Définir le but du séminaire

Beaucoup d’éléments dépendent de l’objectif de l’événement :

  • Le thème
  • Les participants
  • Le lieu
  • Le choix des activités

C’est pourquoi, il est indispensable de bien le définir en amont et de le communiquer aux participants afin qu’ils puissent se projeter et s’impliquer.

 

Déterminer qui seront les participants

En fonction du nombre et des profils des participants, vous pourrez définir : 

  • Le lieu d’accueil : d’une surface adaptée au nombre de participants, il devra être facilement accessible pour tous les participants et suffisamment confortable.
  • Les activités à faire
  • Le budget à prévoir : en fonction du nombre de participants, du lieu et du format, le budget devra s’adapter.
  • Le thème : il devra convenir au plus grand nombre
  • Le format : une journée, une demi-journée, une soirée ou carrément un weekend…
  • La date : le choix de la date est à bien étudier car celle-ci sera déterminante pour le nombre de participants. Organisé une veille de pont ou avant un événement mondial, votre séminaire drainera moins de participants que s’il est prévu en pleine semaine.
  • Les animations : faire participer chacun pour atteindre un objectif. Ainsi des jeux collectifs, une course d’orientation sont des activités qui permettent de renforcer la cohésion des équipes.

 

Communiquer à propos de l’évènement

Dans un premier temps, il s’agira d’envoyer les invitations au bon moment afin de s’assurer de la disponibilité d’un maximum de participants. L’idéal étant de prévenir environ 1 mois en amont et de faire des rappels au moins une semaine avant la date prévue.

Pour renforcer le sentiment d’appartenance de vos salariés tout en renforçant l’image de marque de votre entreprise, vous pouvez également miser sur des objets publicitairesVous avez par exemple les goodies permettant l’identification des participants :  le tour de cou ou le badge personnalisé pratique pour distinguer des équipes lors d’une activité.

Vous pouvez également distribuer un carnet et un stylo à l’effigie de votre entreprise, ils permettront à vos salariés de prendre des notes tout en constituant un souvenir de cette journée entre collègues. Des gobelets publicitaires arborant le logo de l’événement ou de votre entreprise sont l’idéal pour un pot de fin de séminaire ou une soirée de clôture. 

 

Afin que tous les participants puissent conserver leurs goodies et ainsi se remémorer les temps forts du séminaire, vous pouvez également leur offrir un tote bag personnalisé : ils pourront ranger les autres cadeaux d’entreprise à l’intérieur. Ce sac publicitaire étant pratique, ils pourront l’utiliser à loisir devenant ainsi de véritables ambassadeurs de votre marque.

Armé de votre sens de l’organisation et de votre bon sens, vous êtes désormais paré pour organiser un séminaire qui saura ravir vos collaborateurs. A vous de jouer !