Comment prévenir vos collègues de l’organisation d’une soirée d’entreprise ?

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Cet article va vous aider à prévoir votre future soirée d’entreprise en rappelant les motivations liées à l’organisation de votre soirée puis d’autre part en vous donnant des conseils spécifiques sur la façon de prévenir vos collègues de l’évènement à venir.

 

Tout d’abord, pourquoi organiser une soirée d’entreprise ?

Si la question se pose, les réponses en revanche se cumulent : il s’agit de faire en sorte de créer et de renforcer la cohésion de groupe. Ces soirées permettent à des collègues de toutes catégories de se rencontrer – ce qui est d’autant plus pratique et nécessaire au sein de grandes entreprises.

Il s’agit tout à la fois, pour les nouveaux comme les habitués, de relâcher la pression accumulée au cours des derniers mois et de remotiver les employés fatigués des efforts fournis.

La soirée d’entreprise fait généralement office de coup d’envoi d’un nouveau semestre, d’une nouvelle saison et de nouveaux enjeux. Vous l’aurez compris, il s’agit donc de se détendre pour repartir de plus belle – une forme de « récréation » pour ainsi dire.

 

Les erreurs à ne pas commettre

Plusieurs erreurs sont à éviter afin d’anticiper votre soirée d’entreprise dans les meilleures conditions possibles.

Il faut d’abord prévenir les participants au moins trois semaines en avance et pas seulement quelques jours avant l’évènement sous peine d’avoir pour retour de nombreux empêchements. Il faut garder en tête que certains de vos collègues auront notamment à faire appel au service d’une baby-sitter pour leur(s) enfant(s), ce qui se prévoit à l’avance.

La soirée d’entreprise sert, entre autres, à consolider les liens de groupe. Il faut donc bien évidemment inviter tout le monde pour éviter que quelqu’un ne se sente délaissé. Pensez donc à vérifier les listes plusieurs fois avant d’envoyer quoi que ce soit.

Éviter aussi de choisir une date au détriment de l’avis général : anticipez et organisez un sondage pour parvenir à trouver la date idéale, celle qui conviendra à tous – ou, en tout cas, au plus grand nombre ! Il faudra quand même que vous proposiez de vous-même plusieurs dates, autrement la décision risque d’être longue à prendre et cela compliquerait toutes les autres étapes liées à l’organisation de la soirée. Soyez donc souple mais pas trop.

 

 

Le fond et la forme de votre courriel 

Afin de prévenir de façon efficace vos collègues, le mail groupé destiné à tous les collaborateurs reste la solution la plus adéquate. Mais il ne s’agit pas de n’importe quel mail : voici des conseils pour vous permettre, à la fois sur le fond et la forme, d’annoncer au mieux votre évènement.

Tout d’abord, au niveau des informations, il faudra impérativement préciser de façon explicite la date, l’heure d’arrivée, le lieu, le thème et le dresscode (s’il y a).

L’adresse exacte doit être transmise au moins deux semaines en avance, pour permettre aux participants de se renseigner sur la façon la plus commode de s’y rendre.

Au préalable, il est donc important de choisir un établissement facile d’accès pour la majorité de vos collègues. SI vous habitez dans la capitale ou une grande ville, le centre-ville sera alors à privilégier pour plus de commodités.

 

Le mail, bien qu’il soit rédigé dans le but d’un évènement festif, reste un mail professionnel. Il serait donc mal vu de s’adresser à ses collègues de façon trop familière. Privilégiez un style sobre, sans trop d’émoji ou de gifs, mais sans tomber non plus dans une éloquence froide et solennelle. Une légère touche d’humour ne sera pas mal venu, tant qu’elle reste minime et ne fausse pas les indications données.

Il faut que les informations principales apparaissent de manière visible, en gras, soulignées ou en lettres capitales dans un mail qui se voudra concis et efficace. Auquel cas, les collègues n’auront pas la patience de tout lire et la confusion risquera de s’installer.

En pièces jointes, vous pouvez éventuellement fournir des indications topographiques plus précises, pour accéder au lieu-dit, comme un plan schématisé.

 

Pour conclure, il est capital dans l’organisation de votre soirée d’entreprise d’anticiper, de la façon la plus pertinente et professionnelle qui soit, la venue de toute votre équipe. Ainsi, un mail groupé et préalablement rédigé selon des indications précises, apparait comme la solution la plus efficace pour prévenir vos participants.