Comment organiser une convention d’entreprise?

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Chaque année, les collaborateurs l’attendent avec impatience… il s’agit de la convention interne de l’entreprise. Souvent synonyme de détente, les collaborateurs apprécient cet événement pour son côté informel et la cohésion d’équipe qu’il permet d’entretenir.  La convention est devenue aujourd’hui un véritable outil de management pour faire passer les bons messages. En tant qu’assistant(e) de direction ou chef de projets marketing, vous êtes au coeur de l’organisation de la convention interne de votre entreprise. Vous représentez donc un élément clé dans le bon fonctionnement de cet événement. Voici quelques conseils pour faire de votre convention d’entreprise une réussite.

1. La convention interne d’entreprise, à quoi sert-elle au juste?

Il y a quarante ans, les conventions internes d’entreprise étaient organisées pour que la Direction prennent la parole devant les collaborateurs. La communication étaient donc descendante. Aujourd’hui, il s’agit d’un événement interne qui réunit tous les collaborateurs autour de la vision et de la stratégie de l’entreprise afin de répondre aux objectifs de l’entreprise. Il s’agit d’un moment d’échange entre la Direction et les salariés. Une convention d’entreprise rassemble les équipes commerciale, marketing, le comité de direction, le réseau de distribution ainsi que l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. De manière générale, elle se déroule sur un ou plusieurs jours. On parle également de “séminaire résidentiel”. Le but d’une convention est d’échanger, discuter ou de sensibiliser les participants autour de sujets auxquels l’entreprise est confrontée, le tout dans une ambiance conviviale.

2. Pourquoi organiser une convention d’entreprise ?

La convention interne d’entreprise est souvent remise en cause quant à son utilité et à son efficacité. Pourtant, nous l’avons vu, il s’agit d’un excellent outil de management pour faire passer des messages stratégiques auprès des collaborateurs et des partenaires. En effet, elle permet de :

  • Réunir tous les collaborateurs dans une ambiance de travail conviviale
  • Motiver les collaborateurs dans un cadre extra-professionnel
  • Favoriser les échanges entre les collaborateurs
  • Communiquer sur les objectifs et les priorités de l’entreprise
  • Renforcer la cohésion d’équipe en proposant des activités ludiques
  • Établir un dialogue entre les salariés et la Direction
  • Faire découvrir la vision globale et la stratégie de l’entreprise à court et moyen terme à l’ensemble des collaborateurs
  • Créer du lien entre les membres d’une même équipe
  • Découvrir de nouveaux collaborateurs et favoriser l’entraide via des activités
  • Former les équipes sur certains sujets ou les sensibiliser sur des problématiques
  • Récompenser les collaborateurs suite à de bons résultats

3. Comment organiser une convention d’entreprise réussie ?

Définir les objectifs et les messages

Organiser une convention d’entreprise demande beaucoup d’énergie et de temps. Pour que votre investissement dans ce projet porte ses fruits, il convient de faire une préparation bien millimétrée. A commencer par définir clairement les objectifs et les messages que l’on veut faire passer à travers cet événement interne. C’est une étape qui prend beaucoup de temps mais qui vaut la peine d’être réalisée. En effet, les objectifs vont conditionner toute votre préparation mais aussi vos décisions. Rencontrer les responsables des différentes équipes de l’entreprise vous permettra de bien identifier leur besoin et surtout les messages à délivrer durant cette convention. Mais pas que ! Une bonne convention interne d’entreprise est avant tout une convention qui passe les bons messages aux salariés. En effet, les messages établis par la Direction ne sont pas forcément ceux attendus par les salariés. Ne pas évoquer certains sujets qui touchent les salariés peut se révéler néfaste pour l’entreprise. C’est pourquoi, il est important de consulter les salariés suffisamment en amont pour bien définir les objectifs et les messages à faire passer. Ainsi, vous aurez assez d’éléments pour travailler le contenu et vous pourrez ensuite réfléchir à la destination, au lieu, au thème, aux sujets des conférences, aux intervenants, aux types d’activités ainsi qu’aux animations de tables rondes par exemple.

Verrouiller le budget de la convention

Une fois les objectifs et les messages définis, verrouillez le budget alloué avant de commencer l’organisation de cette convention d’entreprise. Cela coule de source, mais le budget est un élément indispensable à prendre en compte avant de se lancer dans l’opérationnel. D’autant plus que si votre entreprise connaît des restrictions budgétaires, vous allez devoir faire des choix de prestataires, lieux, activités, matériels, etc.

Choisir la date de la convention

Ensuite, le choix de la date est essentiel pour s’assurer que tous les participants puissent venir. En fonction de l’actualité de l’entreprise (lancement produit, restructuration, changement de stratégie…) vous pourrez choisir une date à n’importe quel moment de l’année. Bien évidemment, les week-ends de ponts et les vacances scolaires sont à éviter. Il est néanmoins conseillé de fixer la date de votre événement à une période où tous les services de votre entreprise sont disponibles et ne sont pas surmenés. Par exemple, les périodes où les commerciaux réalisent une part importante de leurs objectifs de ventes sont à éviter. Et oui. Pour les commerciaux “le temps c’est de l’argent”. En règle générale, les deux moments de l’année prisés par les directions commerciales sont septembre et janvier.

Trouver le lieu idéal

L’étape suivante est de trouver le lieu idéal pour organiser votre convention d’entreprise. Un lieu qui correspondra à l’image de votre entreprise. Le choix du lieu est une étape primordiale pour faire de cet événement un vrai succès. Pour trouver le lieu adapté, vous devez lister tout ce dont vous aurez besoin : localisation, style du lieu, nombre de participants, matériel audio, rétroprojecteur, traiteur, scène, places assises… Paris regorge de nombreux établissements pour accueillir votre convention interne d’entreprise dans un cadre différent. Bien souvent, les conventions internes d’entreprise ont lieu à l’étranger. Si votre budget ne permet pas de partir à l’étranger, vous pouvez trouver des lieux de convention tout aussi charmants et atypiques à Paris.

 

Etablir la liste des invités

Ça y est. Vous avez programmé la date de votre convention interne d’entreprise, c’est le moment d’établir la liste des participants. Quelles sont les personnes en interne conviées, quels services…? En fonction des objectifs définis en amont, vous n’inviterez pas tous les services de l’entreprise en même temps. S’il s’agit d’un lancement produit, les services communication, marketing ainsi que la force de vente seront conviés. Inutile de convier le service comptabilité pour ce genre de convention. Posez vous la question suivante : quels sont les messages à adresser? Elle vous permettra de bien identifier votre cible. A partir de cette liste de participants, vous pourrez vous attaquer à la recherche du lieu pour la convention interne de votre entreprise.

 

Elaborer la programmation de la convention

Vous avez maintenant tous les éléments pour commencer à réfléchir au programme de la convention interne d’entreprise. Établissez le déroulement de l’événement en fonction des plénières, des ateliers, des soirées, des repas et des animations et activités que vous avez prévu. L’astuce pour bien gérer au jour le jour cet événement est bien entendu de créer un rétro-planning ! Il vous permettra de suivre avec précision votre projet, d’estimer les délais et la faisabilité de certaines tâches. Pensez à laisser une marge de manoeuvre dans l’estimation d’une tâche surtout si elle est dépendante d’autres équipes ou de prestataires (par exemple : la production de goodies par l’équipe marketing ou par un prestataire). Cela vous permettra de ne pas compromettre votre projet en cas cas de retard ou d’imprévu. Voici un exemple de rétro-planning pour contrôler votre événement à réaliser sur Excel.

Le deuxième document que vous allez devoir réaliser concerne le planning de la convention interne d’entreprise pour les participants. Il comprendra les horaires des conférences et des activités, les temps de pause, les horaires des repas et de la soirée. Comme pour le rétro-planning, nous vous conseillons de laisser une marge de manoeuvre si une conférence déborde légèrement sur le programme.

Bien communiquer sur l’événement 

Enfin, le dernier conseil pour une convention interne d’entreprise réussie porte sur la communication auprès des participants. En effet, bien communiquer sur cet événement est un élément indispensable pour créer une véritable cohésion d’équipe et motiver les collaborateurs.

La communication concerne aussi l’après événement. Une fois la convention interne d’entreprise terminée, et bien, ce n’est pas fini ! Quelques jours après l’événement, n’hésitez pas à envoyer une enquête de satisfaction pour collecter les retours des salariés sur l’événement. Enfin, une semaine après l’événement, envoyez un mail de remerciement aux participants accompagné d’un compte rendu, de photos ainsi que de quelques pistes d’améliorations suites aux retours que vous aurez recueilli.

Vous voilà maintenant armé pour bien préparer la convention interne de votre entreprise !

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