Comment organiser une conférence pour un public sénior ?

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Préparer une conférence, de façon générale, requiert une organisation bien déterminée. Pour un public spécifique, il faut s’attendre à procéder à des aménagements plus ou moins conséquents.

Nous allons voir dans cet article comment organiser efficacement une conférence pour un public senior, en rappelant également les étapes essentielles de l’organisation d’une conférence standard.

 

Checklist : ce à quoi il faut penser pour votre conférence

Pour organiser une conférence il faut donc :

  1. Définir qui interviendra lors de la conférence
  2. Trouver le thème parfait correspondant à l’échange que vous voulez établir au cours de cet évènement
  3. Choisir la date idéale à la venue de tous les participants 
  4. Déterminer le matériel nécessaire à l’organisation optimale de l’ensemble de l’évènement ainsi que les responsabilités incommodantes à chacun
  5. Inviter en avance les participants en les prévenant, entre autre, de la date, du lieu, et du thème envisagé.

Quelques points sont spécifiques au public senior.

 

  • Le choix de la salle : privilégiez l’accessibilité

Le public senior, par son âge avancé, nécessite tout particulièrement un traitement vigilant notamment dans le choix de la salle qui va l’accueillir. Il est ainsi fortement recommandé d’effectuer une liste de salles possibles et de réserver au moins trois mois à l’avance de sorte d’avoir le choix. Privateaser peut vous permettre de faciliter votre recherche en s’en chargeant à votre place.

 

  • La configuration de la salle : pensez aux personnes à mobilité réduite

La salle doit être équipée pour l’accès aux personnes à mobilité réduite notamment. Au niveau de la configuration d’ensemble, des toilettes ne doivent pas être trop éloignées de la salle de conférence et doivent, comme c’est exigé dans la réglementation en vigueur, posséder un accès handicapé. La salle doit également contenir des places supplémentaires pour permettre à d’éventuelles personnes accompagnant les membres du public senior, comme les aides soignants, de prendre place.

Les étapes qui suivent le choix de la salle restent les mêmes que pour toutes conférences. Nous rappellerons donc dans un premier temps ces différentes étapes avant de préciser points par points les spécificités que ce collectif occasionne.

 

  • Le matériel : prendre en compte le public 

Les spécificités induites par les participants seniors se situent principalement au niveau du matériel, lequel devra être adapté aux éventuels « problèmes » et nécessités que peuvent rencontrer les participants : ainsi, les organisateurs doivent pouvoir garantir de la meilleure visibilité possible de leur écran de projection ainsi que d’une sonorisation sans failles, permettant aux personnes les plus déficientes, visuellement et auditivement, de parvenir à suivre.

Les chaises doivent présenter un dossier confortable pour prévenir des lumbagos, arthrites et autres formes de maux incommodants aux dos et aux articulations.

Le PowerPoint devra être conçu dans des caractères larges de façon à faciliter le visuel, pour que même les plus malvoyants ou ceux situés en retrait du tableau, puissent avoir accès à l’image.

Il faudra faire attention de bien régler la fréquence sonore du/des micros de sorte à ne pas agresser les tympans du public ou perturber la fréquence des éventuels appareils auditifs. Des haut-parleurs seront également de la plus grande nécessité pour optimiser la diffusion sonore.

 

  • Le contenu : faire attention au langage utilisé

Le langage tenu par les orateurs devra lui-même être adapté : on évitera l’usage abusif des termes jugés trop « modernes », de termes techniques – notamment ceux propres à l’univers de l’informatique et de la communication. S’ils s’avèrent essentiels au sujet de la conférence, il faudra faire l’effort de bien les expliquer pour éviter de perdre ou d’ennuyer votre public. Il faut que celui-ci se sente concerné par les propos que vous tiendrez et non pas démodé. 

N’hésitez pas à multiplier les références qui appartiennent à la génération à laquelle vous vous adresserez, de sorte à établir un fort lien de connivence. Le but n’est pas de créer un clivage entre intervenants et public mais bien de faire en sorte de développer une émulation intellectuelle. N’hésitez donc pas à prendre à partie le public, pour favoriser une interaction.

La conférence ne devrait pas être trop longue, notamment pour un public senior avancé qui risquerait de perdre progressivement de l’attention. Il faudra prévoir plusieurs pauses pour permettre les déplacements, aux toilettes par exemples, ainsi que les collations.

L’impression papier d’un support individuel est aussi une option à envisager, pour facilité l’attention de chacun.

Si les personnes malentendantes sont nombreuses, il faudra également prévoir pour le jour de la conférence un traducteur maîtrisant la langue des signes pour faciliter la communication de tous.

Des bouteilles d’eau et des encas adaptés à un régime alimentaire équilibré sont à prévoir.

En conclusion, pour organiser une conférence destinée à un public senior, il faut prendre en considération l’âge des participants et les éventuels problèmes médicaux que celui-ci peut occasionner. Pour ce faire, le matériel sera à adapter et la salle devra pouvoir palier à tout type de locomotion.