Comment organiser un cocktail pro ?

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Aujourd’hui l’événementiel est un levier indispensable pour faire du business. D’une part, il permet de fidéliser les clients et d’autre part, d’aller à la conquête de nouveaux clients. Un événement professionnel peut se faire sous différentes formes mais aujourd’hui, nous allons nous intéresser aux cocktails professionnels.

 

Qu’est-ce-qu’un cocktail pro ?

 

Mais au fait, qu’est-ce-qu’un cocktail ? Que se cache-t-il réellement derrière ce terme dans le milieu professionnel ? Pour commencer, il faut savoir qu’il existe différents types de cocktail et il est primordial de bien identifier le moment de la journée où vous l’organiserez : cocktail apéritif, cocktail déjeunatoire, cocktail dinatoire, ne soyez pas effrayé nous allons tout vous expliquer. Vous vous demandez sûrement qu’est-ce-qu’un cocktail dinatoire ou encore la différence entre organiser un apéritif dinatoire et un cocktail déjeunatoire ?

 

Comme son nom l’indique, le cocktail apéritif est idéal comme apéritif, et donc avec un nombre de pièces réduit. Ce type de cocktail est idéal en milieu de matinée ou en fin d’après-midi. Ensuite, le cocktail déjeunatoire a lieu pendant le déjeuner. Il est idéal pour manger de manière moins formelle que dans un restaurant. Et oui, le réel avantage du cocktail est qu’il vous permet de déambuler dans les espaces privatisés et donc de rencontrer de nombreux clients et potentiels futurs clients pour parler de l’activité de votre entreprise. Ensuite, pour finir la journée en beauté, pensez au cocktail dinatoire.

 

Pourquoi organiser un cocktail pro ?

1. Pour partir à la conquête de nouveaux clients

 

Une chose est certaine, on n’organise pas un cocktail pro juste pour le plaisir de manger des petits fours et de siroter des cocktails… De plus en plus, les entreprises investissent dans l’organisation d’événements professionnels car elles ont compris que ce sont des étapes primordiales pour leur business. Pour faire simple, cocktail pro rime avec networking. Le networking c’est l’art et la manière d’enrichir les relations partenaire de votre entreprise en nouant des relations lors d’événements professionnels. Le but d’un événement client tel que le cocktail pro est souvent de créer des liens solides avec de potentiels nouveaux partenaires. C’est donc pour cela qu’en amont il faut préparer l’événement dans les moindres détails pour obtenir des conditions optimales pour échanger librement avec vos prospects. Si vous suivez les conseils que nous vous détaillons plus bas, il n’y a pas de doutes, vous réussirez cette mission “conquête clients”.

 

2. Pour fidéliser ses clients

Une fois que vous avez réussi à conquérir de nouveaux clients et partenaires, ne considérez surtout pas que le travail est terminé. Au contraire, les choses sérieuses commencent. De nombreuses entreprises pensent qu’une fois le client conquis, le travail est terminé… C’est une grave erreure ! Il faut savoir que fidéliser un client coûte moins cher que d’en obtenir de nouveaux. En effet, des études réalisées par Source estiment les dépenses consacrées à l’acquisition client comme étant 5 fois supérieures à celles consacrées à la rétention… Aussi, dans Customer Genius, Peter Fisk explique qu’un client satisfait parle en moyenne à 3 personnes autour de lui, alors qu’un client insatisfait en parle à 12 personnes… Tous ces chiffres montrent à quel point il est important de ne jamais considérer un client pour acquis. Organiser une soirée client ou un cocktail déjeunatoire est donc la clé pour fidéliser un client. Plus qu’un simple événement le cocktail peut aussi faire office de cadeau de fin d’année pour remercier vos partenaires pour leur étroite collaboration avec votre entreprise.

 

Maintenant que vous savez que le cocktail pro est indispensable pour partir à la conquête de nouveaux clients et pour fidéliser un client, il vous trotte encore une question dans la tête : comment réussir à conquérir et à fidéliser ses clients avec un cocktail pro ? Il vous suffit de suivre les conseils que nous vous avons répertoriés juste après.  

 

Comment organiser un cocktail pro ?

 

Vous devez sûrement être en train de vous poser des centaines de questions : comment organiser un buffet dinatoire ? Quels sont les enjeux d’organiser un cocktail entreprise ? Comment préparer un apéritif dinatoire ? Que faire pour le buffet dinatoire ? Et comment s’y prendre pour un buffet dinatoire en hiver ? Bref, vous avez besoin d’être guidé. Soyons clair dès le début : pour que votre cocktail pro soit un succès il faut une organisation au cordeaux. Nous vous conseillons donc de mettre en place un retro planning sur lequel vous inscrirez tous les éléments que vous devrez mettre en place avant et pendant le jour j. Nous vous avons réuni les 5 étapes pour organiser un cocktail dinatoire.

 

Bien choisir le lieu

 

Comme pour beaucoup de situations, la première impression est primordiale lors d’un cocktail. Et la première chose que vos convives verront en arrivant c’est le lieu du cocktail. C’est donc pour cette raison que pour un cocktail d’entreprise réussi il vous faut un lieu magique. Si vos convives sont conquis par le lieu vous avez réussi une belle partie du travail. Mais un bon lieu c’est quoi ? Les villes regorgent de rooftops branchés, de péniches navigantes et autres salles atypiques mais comment savoir si ce type de salle conviendra à l’esprit de votre cocktail pro ? On a tendance à se perdre face à cette multitude d’établissements. Notre conseil pour bien choisir le lieu est de trouver un endroit facile d’accès en transport pour ne surtout pas démotiver vos invités de venir. Une fois vos invités arrivés il faut qu’ils ressentent que cet événement est exceptionnel et organiser rien que pour eux. Pour cela il faut trouver l’établissement qui apportera le fameux effet “wahou”. Jardins, châteaux, salle de réception ou encore péniche rien n’est interdit il faut juste pouvoir se projeter dans l’espace.

 

 

Bien définir son budget

 

Vous vous demandez s’il est possible d’organiser un apéro dinatoire pas cher ? Quel est le budget d’un cocktail dinatoire et plus spécifiquement le prix du buffet dinatoire ? Nous allons vous montrer qu’organiser un événement d’entreprise est accessible à toutes les bourses. Et oui, un repas dinatoire pas cher est possible. C’est très simple, si vous misez tout sur le lieu vous pouvez ensuite vous permettre de proposer une cuisine fait maison et avec amour. Vous n’êtes pas non plus obligé de faire appel à des prestataires pour tout. La meilleure chose à faire est souvent de proposer aux équipes de votre entreprise de participer à l’organisation le jour j. Ceci permettra d’une part de faire des économies et d’autre part de souder vos équipes en sortant du contexte du bureau.

 

 

Ne pas négliger l’ambiance

 

Dans un cocktail pro le plus important est que vos invités se sentent à l’aise pour ensuite pouvoir établir des liens avec eux. L’ambiance globale déterminera le succès de votre événement. C’est donc pour cela que mettre en place des ice breakers est une étape primordiale. Par exemple, vous pouvez utiliser des accessoires, prévoir des animations spécifiques pour cocktail d’entreprise qui feront que vos convives vont pouvoir commencer à échanger entre eux. Mais surtout l’erreur à ne pas commettre est d’oublier que cet événement doit, avant d’être un moment de business, être un moment de plaisir pour vos partenaires. C’est pour cela que le rythme de la soirée doit être réfléchi en amont. Alors, les présentations de 1 heure qui endorment tout le monde, on oublie. A la place on préfèrera une petite présentation de 10 minutes de votre activité suivi d’un discours de remerciement des clients de 5 minutes. Ensuite vous pourrez enchaîner avec d’autres animations. Bref, le but est de ne pas casser le rythme dynamique de votre événement.

 

Ensuite, un cocktail doit être synonyme de fête, de partage et de joie… le passage obligé est donc la musique ! Bien sûr, il faut choisir la musique appropriée à votre événement et pour cela, rien de tel qu’une musique de fond calme telle qu’un fond de jazz et détendue pour donner du caractère à votre cocktail. Et pour parfaire votre événement, n’oubliez surtout pas l’ambiance décorative : simple mais élégante ou en lien avec le thème de votre manifestation, laissez parler votre créativité. Par exemple pour votre cocktail de noël vous pourrez miser sur une décoration dorée

 

Penser aux plus gourmands

 

Food truck, bar à fruits, traiteur japonais pour votre buffet dinatoire de nombreux traiteurs vous proposent différents menus. C’est simple aujourd’hui on peut trouver de tout en commençant par les classiques petits fours en passant par les buffets les plus extravagants. Le plus important est surtout que votre buffet plaise à la majorité. Ainsi, il faut choisir le menu en prenant en compte toutes les allergies, intolérances et les interdits religieux. Pour ne froisser personne, pensez à tous vos clients : pour que les végétariens ou les intolérants au gluten ne se sentent pas délaissés, pensez à faire un buffet varié. Une fois que vous avez ce critère en tête vous pouvez partir à la recherche de votre traiteur. Souvent la salle que vous avez sélectionnée propose un traiteur mais libre à vous d’en trouver un plus adapté à vos envies. Bon appétit !

 

N’oublier personne

 

Cette catégorie vient en dernière position car elle est à inscrire dans les dernières tâches à effectuer dans votre fameux retro planning. Mais ne vous méprenez surtout pas, cette étape est primordiale pour le succès de votre cocktail pro. Vous vous posez sûrement la question de combien de personnes inviter ? Il n’y a pas de règles. Mais nous pouvons vous donner un conseil : anticiper le no show. Pour cela il faut toujours inviter plus de personnes que de places disponibles. Pour schématiser : si vous invitez 1000 personnes, 500 déclineront votre invitation et 500 l’accepteront. Ensuite, parmi les 500 qui auront accepté uniquement 300 se présenteront le jour j.

 

Ensuite, l’invitation doit être faite pour inciter les gens à venir. Alors on met en avant le thème du cocktail et on fait un peu de teasing sur les animations ou le lieu choisi. Le but est de mettre l’eau à la bouche de vos invités. Aussi, il faut faciliter l’organisation de vos invités. Alors, faites en sorte que l’invitation se mette automatiquement sur son agenda électronique pour qu’il n’oublie surtout pas la date et l’heure. Enfin, pour qu’il n’ait vraiment plus d’excuses pour ne pas venir : insérer un lien google maps sur votre invitation pour lui faciliter la tâche. Aussi, nous vous conseillons de relancer vos invités pas téléphone et dernière nouveauté en date, par sms.

 

Voilà votre retro planning est prêt, vous n’avez plus qu’à briefer vos équipes pour que votre cocktail pro soit fructueux. Si vous suivez ces étapes vous n’aurez aucun soucis, c’est comme si le déroulement de votre événement professionnel était écrit sur du papier à musique.