Comment et pourquoi organiser une réunion professionnelle ?

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Tout ce que vous devez savoir sur l’organisation d’une réunion professionnelle.

 

 

Comment organiser une réunion ? Où pouvez-vous trouver et réserver une salle de réunion ? Qu’est-ce qu’une réunion plénière ? Ce sont autant de questions que vous devrez vous poser pour organiser votre prochaine rencontre professionnelle. Grâce à cet article, vous allez découvrir étape par étape, les choses à faire pour réussir l’organisation d’une réunion d’équipe. Pour commencer, analysons quelles sont les raisons et avantages pour lesquels vous devriez organiser un meeting en entreprise. Ensuite, nous verrons quels types de réunion vous pourrez organiser et surtout on vous conseillera sur la meilleure démarche à suivre pour trouver la salle parfaite dans lesquelles celles-ci peuvent avoir lieu. Rappelons-le, chez Privateaser, nous sommes tout de même des experts lorsqu’il s’agit de trouver un endroit idéal pour n’importe quel type d’événement. Enfin, vous obtiendrez tous les conseils que nous pouvons vous donner pour organiser au mieux votre prochaine réunion professionnelle.

 

1 – Pourquoi organiser une réunion professionnelle

 

Cela peut paraître évident pour certains et pourtant il existe deux écoles : celle prônant les bienfaits des réunions et celle qui au contraire ne recommande pas cette pratique. Nous avons pris le parti de la première école et allons vous expliquer l’utilité d’une réunion. Si vous êtes en charge de l’organisation de ce prochain événement professionnel alors vous tombez bien ! Vous y découvrirez tous les avantages d’une réunion professionnelle et pourrez convaincre vos collègues encore un peu réticent à cette idée.

 

Il existe 3 types de réunion dont l’objectif est différent. Bien sûr, cette liste n’est pas exhaustive et nous n’avons gardé que les trois principales catégories de réunions.

 

La réunion informative.

  • Cette réunion peut prendre deux voies : faire part ou partager l’information ou bien récupérer de l’information. Cela dit, une réunion informative peut tout aussi bien combiner les deux. Lors d’une réunion à titre d’information, vous pourrez par exemple, dresser un bilan, faire part d’une stratégie d’entreprise ou encore vous tenir au courant des dernières avancées de vos collègues. En effet, plus une entreprise grandit, plus cela est compliqué de se tenir au courant des progrès et objectifs remplis par chaque service. Il est toujours agréable de savoir que les commerciaux viennent de dépasser leurs objectifs plus d’un mois avant la date limite. Ou encore, que le pôle partenaire vient de signer avec 8 nouveaux collaborateurs et cela en moins d’un mois ! Autre exemple, une réunion de formation permet d’offrir à vos collègues ou employés de nouvelles aptitudes professionnelles. Une formation peut également avoir pour but d’améliorer les capacités de vos employés sur un sujet en particulier ou encore leur apprendre à utiliser un nouveau logiciel qui leur sera nécessaire par la suite. En fait, une réunion d’équipe sert à diffuser l’information utile à tous les membres et de façon simultanée.

 

La réunion favorisant l’échange.

  • Lors de ce type de réunion, ce qui est mis en avant est la communication au sein d’une même équipe ou bien entre les différentes équipes d’une entreprise. La réunion favorise le contact humain. En effet, elle améliore la cohésion au sein de l’entreprise et contribue au sentiment d’appartenance des salariés. En organisant ce type de meeting, vous pourrez écouter l’avis de chacun et vous enrichir les uns les autres. Par exemple, vous pourrez trouver des idées auxquelles vous n’auriez jamais pensé lors d’un brainstorming. Vous pourrez analyser un problème sous divers points de vue ; les personnes tournées opération ou celles, plus stratégie. C’est bien connu, il n’y a rien de mieux que la communication pour progresser, et cela, quels que soient les domaines. Plus il y aura de communication au sein de votre équipe et à plus grande échelle, au sein de l’entreprise, plus celle-ci se fera naturellement. Une chose entrainant une autre, l’échange favorise la communication et vice-versa.

 

La réunion décisionnelle.

  • Ce type de réunion permet de valider, ensemble, une décision comprise et acceptée par tous. Il existe par exemple, dans certaines entreprises, des comités de valeurs qui se réunissent avant chaque embauche à long terme. Souvent les entreprises et notamment les start-ups ont fondé leur mode de travail selon des valeurs comme la cohésion, la transparence ou encore l’ambition. Cela leur permet d’avoir une ligne de conduite que tous les employés de l’entreprise tiennent. Ce comité se réunit lors d’une réunion et approuve ou non l’embauche de telle ou telle personne en fonction du respect et de l’adhésion des valeurs de l’entreprise. Durant une réunion décisionnelle, ce qui va être dit et mis en place sera justifié par des raisons que chacun des participants aura approuvées en amont. Une réunion décisionnelle peut être mise en place pour une résolution de problème afin que chaque participant trouve une solution adaptée. Au final, lors d’une réunion de ce genre, vous pourrez traiter collectivement une question intéressant les participants. De plus, prendre une décision à plusieurs, lors d’une réunion, permet d’éviter les contestations plutôt qu’en cas de décision venant d’une seule et même personne.

 

Les réunions peuvent être agrémentées d’un moment de partage comme un dîner ou un cocktail. En choisissant cette formule, une simple réunion peut devenir un moment fort de l’entreprise. Ce sera l’occasion d’allier un moment de réflexion et de détente, sur une seule et même journée. Toutefois, il est important de préciser qu’une réunion plénière en entreprise n’est efficace que si celle-ci répond à un réel besoin et qu’elle répond à un objectif précis, comme par exemple, faire le point sur l’avancement d’un projet. Il ne faut surtout pas qu’une réunion devienne une routine.

 

2 – Les différents types de salle pour réunion professionnelle

 

 

Vous pouvez décider d’organiser votre réunion autre part que dans une salle de réunion classique. Si vous choisissez de l’organiser dans un cadre différent du milieu professionnel habituel, cela lui donnera un ton ludique et convivial, beaucoup plus propice au dialogue et à la cohésion d’équipe. Les salles de réunion sont nombreuses à Paris mais si vous souhaitez organiser une réunion d’équipe originale, on vous laisse découvrir, point par point, les meilleurs endroits de la capitale.

 

  • Les espaces de coworking ont fleuri rapidement et un peu partout à Paris. Ils sont très vite devenus les nouveaux lieux tendance où se rendre pour travailler dans des conditions sortant de l’ordinaire. Oubliez les open-space froids et sans interaction où vous travailliez seul, dans votre coin. Avec les espaces de coworking, vous vous retrouverez dans des lieux chaleureux, où vous vous sentirez comme à la maison, avec des boissons chaudes à volonté comme du thé ou du café. Certains espaces de coworking proposent même un service de restauration, des salles de repos, des douches ou même une salle de sport. Vous pourrez y organiser des réunions dans une ambiance conviviale, propice à l’échange et l’interaction. Vous verrez, en choisissant un espace de coworking, vous convaincrez davantage de personnes à participer à votre événement. Peut-être même que les plus réfractaires aux réunions d’entreprise seront plus enthousiastes ! Voici un exemple d’espace de coworking que nous vous conseillons pour une réunion : la salle 100 de Deskeo.
  • Si vous ne le saviez pas déjà, de nombreux hôtels et palaces parisiens mettent à disposition de magnifiques salles de réunion. Ces salles, souvent spacieuses et tout à fait adaptées à l’accueil d’événement professionnel comme des lancements de produit, cocktails clients ou encore des conférences sont aussi parfaites pour accueillir des réunions professionnelles. Organiser un meeting dans un hôtel donne un prestige particulier à ce type de rassemblement. Les hôtels et palaces parisiens sont des endroits d’exception où tenir une réunion. Ce ne sont pas les participants qui vous diront le contraire ! Choisissez un hôtel avec une terrasse, un spa ou encore un rooftop pour rendre votre réunion atypique. Pour découvrir les plus beaux établissements de Paris, rendez-vous sur le top hôtels à Paris. Vous verrez, vous ne serez pas déçu.
  • Le nombre de participants à votre réunion est conséquent et vous souhaitez donc l’organiser dans un espace à grande capacité ? Plusieurs salles à Paris sont dédiées à l’accueil de toute sorte d’événement professionnel. Certaines d’entre elles proposent une large surface d’exposition comme par exemple, le Carreau du Temple ou la Halle de La Villette. Ainsi, vous serez dans des conditions optimales pour accueillir une réunion de plusieurs dizaines de personnes. Les salles de réunion ont pour avantage d’être très facilement modulables et personnalisables. En effet, il est souvent possible de choisir sa propre décoration ainsi que son propre mobilier avec le prestataire de votre choix. N’attendez plus pour organiser une réunion qui vous ressemble !
  • Jusqu’à présent, nous ne vous avons proposé que des lieux en intérieur pour organiser votre réunion. Sachez que les réunions en extérieur sont aussi très prisées par les entreprises et tout aussi constructives. Bien sûr, si vous décidez d’organiser votre réunion dans un lieu extérieur, il faudra privilégier la saison estivale ou espérer un temps radieux le jour J. Toutefois, il existe des barnums ou chapiteaux de jardin que vous pouvez commander afin de prévoir d’éventuelles intempéries. Concernant les lieux, cela peut se faire dans un parc, un jardin, en forêt ou à la campagne avec les équipements adéquats comme un paper-board, des carnets et de quoi écrire. Votre réunion prendra des airs champêtres et permettra à vos collègues ou employés de prendre l’air tout en participant à votre réunion.
  • Un peu de fantaisies n’a jamais fait de mal à personne alors pourquoi ne pas organiser votre prochaine réunion dans un château, sur une péniche ou même dans un loft ? Ne rêvez plus, c’est tout à fait possible ! Sur le site de Privateaser, vous pourrez retrouver une multitude d’établissements sortant de l’ordinaire et organiser votre réunion sans soucis. La ville de Paris est mondialement connue pour ses monuments, sa gastronomie mais également pour ses fameux bateaux descendants le long de la Seine. Organiser une réunion d’équipe sur une péniche, à quai ou à flot, rendra votre rassemblement mémorable et insolite. Si vous êtes en manque d’inspiration, peut-être que le top péniche à Paris et le top loft à Paris pourront vous aider.

 

Sachez aussi que votre réunion n’a pas pour impératif de se tenir assise. Vous pouvez aussi bien organiser une réunion debout. D’ailleurs, selon certaines études, les réunions debout seraient davantage bénéfiques et plus productives. En fait, votre choix concernant le lieu de votre salle pour réunion professionnelle dépendra de l’atmosphère que vous voudrez donner à votre événement. Vous n’avez maintenant plus qu’à faire votre choix.

 

3 – Comment organiser une réunion professionnelle

 

Pour organiser une réunion professionnelle, il faut s’y prendre quelques mois à l’avance. En moyenne, 2 ou 3 mois seront suffisants. Il faudra trouver le temps de prendre contact avec les fournisseurs, comme un traiteur par exemple, le temps de régler les détails et surtout le temps de préparer le contenu de la réunion. Toutefois, s’il s’agit d’une réunion prévue de manière répétitive, comme la réunion mensuelle de votre équipe, un mois de préparation sera suffisant. Tout dépend de l’importance de votre réunion et si celle-ci a lieu dans les mêmes conditions que d’habitude. Par exemple, si vous ne changez pas de salle de réunion, vous n’avez pas à faire de recherche en amont et gagnerez ainsi du temps. Voici donc, quelques conseils et astuces pour organiser une réunion professionnelle.

 

Avant :

  • On vous le rappelle, pour qu’une réunion soit efficace, il faut qu’elle réponde à des objectifs. Avez-vous vraiment besoin de tenir une réunion ? Si vous avez pris l’habitude de faire une réunion chaque lundi mais que celle-ci n’a pas de but précis alors il n’est pas avantageux de la maintenir. Par contre, si cette réunion a pour objectif de définir les missions de la semaine et de se tenir au courant des avancées de tel ou tel projet alors nul doute qu’il faut que votre réunion ait lieu ! En définissant les objectifs, profitez-en pour cibler votre auditoire et participants. Est-ce toute l’entreprise qui est conviée, est-ce une réunion d’assemblée ou d’un simple pôle, voire avec des personnes de l’extérieur ? N’oubliez pas, également, de définir votre budget. Il faudra compter : la location de la salle, les intervenants s’il y a, la location de matériel si besoin, un traiteur et peut-être même les moyens de locomotion si votre réunion a lieu relativement loin de votre endroit de travail habituel.
  • Ensuite, il faudra que vous planifiiez l’événement. Pour cela, à vous de trouver le bon créneau. Il est peut-être peu judicieux d’organiser une réunion d’équipe de travail très importante à 9h, le matin, juste après la soirée de fin d’année de l’entreprise. Aussi, une réunion en plein mois d’août alors que la moitié des personnes concernées est en vacances, n’est sûrement pas la période la plus appropriée. Planifier la réunion ne veut pas seulement dire trouver la date adéquate, cela veut aussi dire qu’il faudra établir un programme. Votre réunion va-t-elle durer une ou deux heures ou au contraire, aura lieu sur une journée complète ? Il est très important que votre réunion soit rythmée. Pour cela, elle doit commencer à l’heure et respecter le temps de parole de chaque intervenant. N’oubliez pas d’accorder des pauses à vos participants et intervenants. La concentration baisse après 45 minutes et votre auditoire n’aura plus la même attention qu’au début. Qui dit planification, dit aussi trouver le lieu parfait et réserver les prestataires. Plus vous vous y prendrez tôt, plus vous aurez de choix concernant les salles et les disponibilités des fournisseurs.
  • Maintenant que vous avez trouvé la date et le lieu qui pourra accueillir votre réunion, il faut que vous communiquiez sur ces informations. La communication en interne peut se faire grâce à différents outils comme le mail professionnel, la plateforme Slack ou bien l’agenda commun à tous les employés. S’il y a des intervenants ou participants en dehors de l’entreprise, vous pouvez utiliser également la boîte mail professionnelle ou une invitation sous forme papier si vous voulez rendre les choses très formelles. Inviter est une chose. Mais n’oubliez surtout pas d’encourager vos invités à confirmer leur présence. La confirmation du nombre de participants est très importante et vous permettra d’organiser encore mieux votre réunion. Cela vous permettra d’ajuster quelques points comme le lieu à choisir, le nombre de couverts si vous offrez un repas etc.
  • N’hésitez pas à partager vos documents supports en amont afin que les personnes participantes prennent connaissance du sujet de la réunion et que celle-ci soit plus efficace. Ces documents doivent être préparés en avance et peuvent être des documents techniques, des échantillons de produit si vous prévoyez une démonstration, un prototype ou encore une maquette. En partageant ces documents et en jouant la carte de la transparence sur le déroulement de la réunion, vous responsabiliserez les participants. Ceux-ci sauront à quoi s’attendre et pourront préparer leurs questions plus tôt, si certains points n’étaient pas tout à fait clairs. Ainsi, les participants auront chacun un rôle à jouer et rendra plus efficace la réunion. Il n’y a rien de pire qu’un auditoire qui s’ennuie ou très peu réactif durant une présentation.

 

Pendant :

  • C’est parti, c’est le jour J et tout doit se dérouler parfaitement. Commencez par accueillir votre collaborateurs et invités avec une collation. Par exemple, un petit-déjeuner si votre réunion a lieu le matin. L’accueil doit se faire chaleureusement pour que les participants se sentent à l’aise et soient de bonne humeur. Cela peut sembler logique mais pensez à sourire ! La bonne ambiance au travail est un facteur clé de réussite. Ensuite, veillez à ce que tous les participants soient à l’aise. Pour cela, vous pouvez mettre des indications de direction pour éviter qu’ils ne soient perdus et qu’ils perdent trop de temps à chercher leur chemin. Pensez aussi à prévoir des sièges en plus, peut-être que certains ont oublié de confirmer leur présence mais sont bel et bien là pour assister à la réunion. Ce serait dommage qu’ils se retrouvent debout et qu’ils aient à passer des heures sans pouvoir s’asseoir. Gérer la présence et l’accueil des invités sera un bon début pour commencer une réunion dans des conditions optimales.  
  • La réunion va bientôt commencer. Ne stressez pas, tout va bien se passer. C’est l’heure, pas une minute de retard. Votre premier intervenant ou vous-même pouvez démarrer la réunion. La ponctualité est un critère très important dans le monde professionnel alors veillez à respecter l’heure prévue. Commencez par annoncer le déroulement du programme au début de la réunion : le cadre précis et le temps consacré à chaque sujet. Encore une fois, cela fait partie du rythme de votre réunion. Les participants seront fixés et auront ainsi un planning en tête pour se préparer personnellement au déroulement de la réunion.
  • Gardez toujours une attitude adéquate. Qu’entendons-nous par cela ? Restez diplomate, dynamique et à l’écoute de votre auditoire. Certes, le timing est très important lors d’une réunion. Nous vous avons répété plusieurs fois que le respect du temps de parole de chacun et du temps accordé à chaque sujet étaient primordiaux. Toutefois, si vous voyez qu’une majorité de participants aimeraient s’attarder sur un sujet en particulier, peut-être que leur accorder quelques minutes en plus serait approprié. C’est à vous de juger ! Vous êtes en quelque sorte maître du temps.
  • Même si vous aviez tout prévu jusque dans les moindres détails, il se peut que des aléas de dernière minute subviennent. Ne paniquez pas, cela arrive même aux meilleurs. Un fournisseur vous fait faux-bond et vous vous retrouvez sans rien à offrir à manger à vos invités ? Le principal intervenant a loupé son train et ne pourra pas assister à la réunion ? Il y des solutions à tout. Analysez le problème et essayez de trouver une solution simple. Peut-être qu’un de vos collègues pourra vous sauver la mise et contacter une autre personne pour remplacer l’intervenant. En tout cas, nous sommes tous humains et si ce n’est pas de votre ressort et ne pouvez rien faire pour pallier ces soucis de dernière minute, nous sommes quasiment certains que vos invités comprendront la situation et vous pardonneront. Et puis comme on dit, une fois n’est pas coutume.

 

Après :

  • Une fois que tous les invités seront partis, outre le fait de démonter le matériel mis en place et de rassembler ce que vous aviez apporté pour votre réunion, vous devrez évaluer les retombées. Quelles sont les informations importantes que vous avez retenues ? Qu’allez-vous mettre en place pour répondre à la problématique initiale de la réunion ? Que pouvez-vous améliorer pour votre prochaine réunion ? Toutes les réponses à ces questions devront être mises à l’écrit pour que vous puissiez ensuite les reprendre et les appliquer au sujet correspondant. Un compte-rendu de la réunion ne sera pas de trop pour vous rappeler de tous les éléments évoqués durant ce meeting. Vous devrez aussi étudier si les objectifs ont été atteints. Vous n’avez pas fait tous ces efforts pour rien, avec votre équipe, voyez si votre rassemblement a tenu ses promesses et que vous avez maintenant toutes les cartes en mains pour organiser la prochaine réunion d’une main de maître.
  • La meilleure façon de s’améliorer est de comprendre ses erreurs et tout mettre en place pour ne pas les réitérer. Concluez ce moment sur les points d’amélioration que vous souhaitez appliquer pour la prochaine réunion. Vous pouvez faire ça, à chaud, juste après la réunion avec votre équipe organisatrice mais aussi plus tard. Par exemple, vous pouvez envoyer un mail quelques semaines après, aux participants en leur demandant leurs avis sur l’expérience qu’ils ont vécue. Demandez des feedbacks des principaux concernés, vous aurez différents points de vue. Ce sera une bonne façon de vous améliorer pour la prochaine fois.
  • N’oubliez pas de remercier les salariés pour leur présence. A moins que vous n’ayez tout organisé tout seul, des remerciements sont toujours les bienvenus surtout après l’organisation d’un tel rassemblement. Vous pouvez par exemple, simplement les remercier de s’être déplacés. C’est une attitude professionnelle qui permet également de garder un bon contact avec des personnes pouvant vous apporter de l’aide par la suite. Si vous avez pu compter sur eux pour cette fois alors nul doute que vous pourrez aussi le faire, la fois prochaine.

 

 

Ce sont les participants d’une réunion qui la transforment en succès ou en échec. Mais une bonne préparation, avec un ordre du jour précis, des règles de fonctionnement et de conduite connues de tous et une boîte à idées peuvent faire pencher la balance du bon côté et transformer votre réunion en un outil efficace de production ou de décision.