Agence événementielle ou Venue finder ?

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Organiser un événement n’est pas simple à faire surtout quand vous ne savez pas par où commencer vos recherches. Une des choses les plus importantes est de trouver LE lieu. Ce dernier va donner le ton de votre événement en fonction de ce que vous voulez y faire : séminaire créatif, conférence cosy, cocktail chic … 
Le budget dépensé par les entreprises en événementiel est évalué en moyenne entre 1% et 2% de leur chiffre d’affaires. Lorsqu’il s’agit de grands Groupes qui génèrent plusieurs centaines de millions d’euros de chiffre d’affaires cette dépense peut atteindre des montants élevés. L’optimisation de cette ligne budgétaire peut alors devenir une stratégie.
Mais alors, faut-il passer par une agence événementielle ou un Venue finder pour trouver le lieu idéal pour son événement ?

Qu’est-ce qu’un Venue finder ?
Quels avantage d’utilisation d’un Venue finder ?
Venue finder ou Agence événementielle : le meilleur des deux mondes ?
Pourquoi utiliser Privateaser ?

 

Qu’est ce qu’un Venue finder ?

Un Venue finder est un site internet qui permet de rechercher et de réserver un lieu pour organiser un événement. Apparus dans les années 2010, les Venue finder font évoluer la manière dont les entreprises achètent leurs prestations événementielles. 

Avant l’arrivée des Venue finder sur le marché du MICE (Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions) les entreprises faisaient appel à des agences événementielles pour les accompagner dans l’organisation de leurs événements, ce qui générait plusieurs inconvénients : 

Tous les employés ne font pas appel à la même agence ce qui engendre une multiplication des fournisseurs et ne permet pas de faire d’économies à long terme. De plus, les agences étant parfois de petites structures elles peuvent dé-prioriser les petits événements à organiser au profit des grands. Au contraire des Venue finder qui ne font pas de distinctions entre les différents événements. Enfin, contrairement aux Venue finder, le manque de technologie et d’automatisation des agences entraîne des frais de services élevés. 

 

 

Quels avantages d’utilisation d’un Venue finder ?

Les Venue finder sont les nouveaux acteurs de la recherche et réservation d’espace qui apportent plusieurs avantages aussi bien aux organisateurs d’événements qu’aux acheteurs de prestations événementielles.
Le client peut consulter un site avec une ergonomie moderne et agréable, naviguer seul en gardant le contrôle sur son événement et trouver les prestations annexes (traiteur, animation, service, sécurité…). L’acheteur quant à lui, s’assure de n’avoir qu’un prestataire unique pour l’ensemble des événements organisés par les employés de son entreprise et diminue ainsi de façon drastique les coûts de gestion (acomptes, événements avec multi prestataires, référencements).

 

 

Venue finder ou Agence événementielle : le meilleur des deux mondes ?

Si beaucoup d’organisateurs d’événements, même simples, font encore appel aux agences événementielles c’est parce que celles-ci leur apportent un accompagnement humain dont ils ont besoin. Ce point peut-être une faiblesse chez certains Venue finder car leur site, malgré une navigation agréable n’apporte pas toujours le même niveau d’accompagnement. Certains l’ont bien compris et proposent désormais une offre qui allie le meilleur de l’agence événementielle et du Venue finder. Le Venue finder ne se contente plus de proposer un site très intuitif et facile à utiliser aux entreprises mais une interface personnalisée ainsi qu’une équipe d’experts dédiée au compte pour que les employés aient un contact humain unique, joignable et sur qui compter.

Ainsi un organisateur d’événements qui souhaite réaliser son parcours seul et garder le contrôle sur son événement peut le faire tout en bénéficiant d’une facturation unique. Cependant, tout organisateur débordé qui souhaite déléguer les recherches de lieu et de prestations annexes peut s’en remettre à son gestionnaire de compte qui s’occupera de tout.

 

 

 

Pourquoi utiliser Privateaser ?

Beaucoup de Venue finder sont spécialisés dans un type d’événements (repas d’affaire, réunion, etc.) Privateaser est le seul Venue finder à accompagner les entreprises dans l’organisation de tous leurs événements (du simple afterwork à la convention de milliers de personnes) avec le même niveau de priorisation et de qualité.

Privateaser est une plateforme qui vous permet de réserver ou de privatiser un lieu et des prestations annexes pour tous vos événement. Il vous suffit de renseigner les critères de sélection ( le type d’événement, le nombre d’invités, la date, la localisation approximative …) et le logiciel permet de déterminer avec précision les lieux qui vous conviendraient le mieux.

 

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