7 points à vérifier avant de réserver une salle

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Changer de lieu le temps d’une réunion ou d’une journée d’études permet de libérer la créativité mais également de renforcer les liens entre les membres d’une équipe dans un endroit neutre. Mais attention, pour que tout se passe bien il faut choisir sa
salle avec beaucoup de précautions  !

Voici 7 points à vérifier avant de louer une salle pour vos réunions d’équipes.
  1. Déterminer l’objectif de la réunion. Avant de trouver une salle pour une réunion, il faut penser à bien définir l’ordre de la réunion d’équipe. Cette étape est le point-clé de la réalisation d’un événement, étant donné qu’elle va diriger les recherches pour trouver une salle adéquate. 
  2. Transmettre une ambiance particulière. Toutes les réunions sont différentes et donc l’ambiance est différente. Il faut trouver une salle en fonction de ses besoins : cosy, moderne, chic …
  3. La capacité de la salle. En fonction du type de réunion que vous voulez organiser la capacité de la salle peut changer. Il faut donc bien définir en amont si vous voulez une salle avec un aménagement en U, des groupes de tables, une conférence ou une grande table centrale par exemple.
  4. La localisation. Ce point est primordial. Il faut une salle située de manière stratégique par rapport à vos bureaux ou aux transports. Si la salle est mal située vous prenez le risque de ne pas voir à l’heure toutes les personnes invitées à la réunion.
  5. Vérifier le matériel mis à votre disposition. Pour une réunion d’équipe il faut que vous pensiez à tout le matériel que vous pourriez avoir besoin d’utiliser : micro, vidéo-projecteur, écran, prises électriques … Ces petits détails qui peuvent contrarier le bon déroulement de la réunion
  6. Planifier le déroulé de la journée. Une réunion d’équipe peut parfois durer plusieurs heures. Il faut donc penser à faire des pauses et prévoir des temps de pause : petit-déjeuner, pause de 11 h, repas, pause dans l’après-midi, dîner … Ces moments sont importants et il faut s’assurer que la salle que vous réservez prévoit ce genre de prestations, ou donne la possibilité de faire venir un prestataire.
  7. Des prestataires extérieurs. Si vous souhaitez pimenter votre réunion avec une animation de tout genre, assurez-vous que votre prestataire externe à la possibilité de venir et que l’endroit est suffisamment adapté en fonction du type de prestation que vous souhaitez.

 

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