7 étapes pour réaliser un audit de vos achats événementiels

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7 étapes pour réaliser un audit de

vos achats événementiels

La mise en place d’une stratégie de gestion des achats est une étape incontournable pour optimiser les coûts de MICE en entreprise. Une bonne stratégie d’achat commence par une connaissance plus structurée des fournisseurs et des pratiques en interne.

Pour y parvenir, il est recommandé d’établir un audit des usages et pratiques événementielles dans l’entreprise. Découvrez les 7 étapes indispensables pour établir un état des lieux des achats événementiels d’une entreprise. 

 

Etape N°1 : Déterminer les sources de dépenses 

La première étape pour identifier les dépenses événementielles d’une entreprise consiste à effectuer une extraction comptable des différents postes de dépenses liés à l’événementiel : séminaire, traiteur, formation, location salle, réservation lieu, animateur, hôtesses, etc. Cette liste permettra de connaître le volume des dépenses et d’avoir une arborescence des achats événementiels effectués dans l’entreprise. 

 

Etape N°2 : Identifier les fournisseurs 

Pour connaître le détail des événements et des prestations, il convient d’établir un second rapport plus détaillé dans lequel figurera les principaux fournisseurs événementiels. Vous pouvez les identifier en vous inspirant de la méthode de Pareto, également appelée la Loi des 80 / 20. Cette méthode consiste à identifier les 80% de fournisseurs les plus sollicités en interne pour l’organisation d’événements. Une fois cette liste établie, vous aurez une vue d’ensemble sur les dépenses réalisées par l’entreprise ainsi que les principaux fournisseurs événementiels. 

 

Etape N°3 : Identifier les prescripteurs internes 

L’objectif de cette étape est d’identifier qui sont les principaux interlocuteurs du MICE dans l’entreprise afin d’avoir une vision plus claire des besoins et attentes.

Aujourd’hui, l’organisation d’événements concerne une multitude de départements et de clients internes, qu’ils soient participants, organisateurs ou supports. Parmis les prescripteurs – ceux qui organisent des événements – on trouve principalement le Travel Manager et l’Assistant(e) de Direction puis le/la responsable de la communication, le/la responsable ressources humaines ou encore un chef de projet dédié. 

Mais d’autres métiers, dont les missions principales ne concernent pas l’événementiel, peuvent également être prescripteurs. C’est le cas, par exemple, d’un consultant senior qui organise un team building, une soirée d’équipe ou bien une journée d’étude à l’extérieur de l’entreprise pour son équipe via un Venue Finders. Il convient également d’identifier les services “supports” qui accompagnent les prescripteurs dans l’organisation de leurs événements : service achats, comptabilité, service juridique, ressources humaines (recrutement d’hôtesses) et service IT (matériel de projection, ect).  

Etape N°4 : Identifier les besoins internes 

Une fois la liste des prescripteurs internes établie, il est important de connaître leurs différents besoins en événementiel. Pour cela, il est recommandé de réaliser une enquête auprès d’un panel représentatif de prescripteurs de l’entreprise ayant organisés des événements de typologies différentes : team building, séminaire, cocktail clients, soirée d’entreprise, etc. Cette enquête permettra non seulement d’approfondir les attentes et les besoins des prescripteurs mais également d’établir une relation de confiance entre les deux entités ainsi qu’une meilleure collaboration interne. Ces échanges sont à double sens puisque les acheteurs pourront mieux cerner les messages que veulent délivrer les prescripteurs lors d’événements, et les prescripteurs pourront mieux comprendre les problématiques d’optimisation des coûts auxquelles font faces les acheteurs.  

Les questions de cette enquête peuvent porter sur les éléments suivants : 

  • Comment le ROI d’un événement est-il calculé ? 
  • Quels sont les objectifs de ces événements ? 
  • Quelles sont les différentes typologies d’événements qu’ils organisent ? 
  • A quelle fréquence sont organisés les événements ? 
  • Quels sont les points bloquants dans la gestion d’un événement ? 
  • Quelles sont les pistes d’amélioration dans l’organisation d’un événement ? 
  • Négociez-vous systématiquement les prix et les conditions de ventes ?
  • Comment effectuez-vous la sélection des fournisseurs?

Ces informations qualitatives complèteront les analyses quantitatives vues plus haut. 

Etape N°5 : Identifier les processus d’achats 

Pour construire un politique d’achats événementiels, il est utile de réaliser un benchmark des règles et pratiques déjà mises en place en interne. Il arrive que ces règles concernant les dépenses événementielles soient établies par les prescripteurs pour leur département sans avoir consulté en amont les achats. C’est pour cela qu’il est important d’avoir une vue détaillée de tous les processus internes déjà mis en place. Pour cela, la bonne démarche est de consulter chaque département afin de recenser leurs fonctionnements : 

  • Les pratiques sur le choix des prestataires 
  • Les règles concernant les appels d’offres 
  • Le flux d’approbation
  • Les plafonds de dépense 
  • Les prestataires historiques 
  • Etc. 

A noter que les règles et les pratiques concernant les dépenses d’événementiel peuvent varier d’un département à un autre. Ce travail d’identification permettra d’harmoniser les processus d’achat de MICE entre les fournisseurs, les prescripteurs et les acheteurs mais également de mieux contrôler les dépenses événementielles. 

 

Etape N°6 : Identifier les moyens de paiement 

Paiement sur facture, prélèvement bancaire sur le compte de l’entreprise, virement bancaire, chèque, carte logée “meetings”, carte virtuelle… Les conditions de paiement peuvent changer d’un prestataire à un autre. Or, des moyens de paiement ne sont pas homogènes rendent difficiles le suivi de l’ensemble des dépenses événementielles. Cette étape est donc essentielle pour identifier les modalités de paiement des opérations de trésorerie de cette catégorie d’achat. L’avantage d’harmoniser les conditions de paiement des prestataires événementiels est de faciliter le suivi des dépenses mais également d’améliorer la trésorerie de l’entreprise en fonction du moyen de paiement choisi. 

Voici un exemple de questions à se poser pour la mise en place d’un plan d’action sur l’harmonisation des moyens de paiement fournisseurs : 

  • Les virement de ce prestataire sont-ils ponctuels ou récurrents ? 
  • Les factures éditées sont-elles centralisées ? 
  • Quels sont les prestataires qui ont des retards de paiement ? 
  • Quels sont les rythmes de commande avec ce prestataire ?

 

Etape N°7 : Analyser les données collectées 

Les données et informations collectées dans les étapes précédentes vont permettre d’établir une représentation exhaustive des dépenses événementielles de l’entreprise. La dernière étape consiste donc à rassembler les informations quantitatives et qualitatives puis à les analyser afin d’en dégager les principaux enjeux. En faisant ce travail, une segmentation des différents types d’événements se profilera. Par exemple : 

  • La fréquence des événements : récurrent / non récurrent
  • La localisation des événements : local / régional / international 
  • Le choix des prestataires : référencés / non-référencés 
  • Tranche budgétaire 
  • Format des événements : non festifs vs. festifs / court vs. long 
  • Prestataires : agence / venue finders 

En segmentant les informations liées aux dépenses événementielles de l’entreprise, il sera possible de dégager une tendance sur laquelle se positionner pour élaborer une stratégie d’achat pour les dépenses MICE. 

En conclusion, l’état des lieux des dépenses événementielles est essentielle pour identifier les besoins et attentes des principaux organisateurs d’événements. Il donc est important d’y passer du temps avant de commencer à mettre en place la stratégie d’achat de cette catégorie.

 

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