7 clés pour choisir sa salle de conférence à Paris

Vous aimez ? Dites le nous !

A Paris, trouver une salle de conférence s’avère être un véritable parcours du combattant tant l’offre est immense. Face à cette variété de lieux que nous offre la capitale, comment trouver le lieu idéal pour sa conférence ? Nous vous donnons toutes les clés pour vous aider à trouver la salle de conférence la plus adaptée à vos besoins.

1. Penser à l’accessibilité de la salle de conférence

Paris regorge de plusieurs centaines de salles pour organiser vos conférences. Mais leur accessibilité n’est pas toujours optimale. Pensez à choisir une salle de conférence bien desservie par les transports avec une station de métro et un parking à proximité. Le mieux est d’opter pour une salle de conférence dans le centre de Paris afin d’éviter la fatigue des invités dans les transports. L’acheminement de votre public doit être simplifié au maximum. Sachez qu’à Paris, les salles de conférence ne manquent pas !

2. Choisir le lieu en fonction de ses objectifs 

Bien que l’organisation d’une conférence nécessite un excellent animateur, le choix du lieu est également important pour marquer les esprits. La salle choisie doit pouvoir refléter l’image et les valeurs de votre entreprise. Quelle est l’image de mon entreprise que je souhaite véhiculer à travers cette conférence ? Quel est son contexte actuel (lancement produit, levée de fonds, croissance externe, nouvelle vision…) ? Autant de questions à se poser en amont de la recherche de votre lieu idéal pour votre conférence.

N’oubliez pas que le type de salle de conférence est déterminant pour faire passer les bons messages et être en phase avec les objectifs de l’entreprise. Par exemple, si votre conférence porte sur un lancement de produit innovant, optez pour une salle de conférence qui attise la curiosité et l’intérêt. Les participants seront déjà curieux avant même de s’y rendre ! En revanche, si vous organisez une conférence de presse, préférez une salle où l’animateur pourra facilement communiquer auprès des journalistes. Pensez bien au format de la salle de conférence que vous voulez par rapport au type d’annonce que vous effectuerez.  

Posez-vous également la question de la typologie de réception que vous souhaitez mettre en place. En effet, certaines activités peuvent demander une logistique plus ou moins importante. Il est aussi important de choisir sa salle de conférence en fonction de l’ambiance que vous envisagez sur place. Par exemple, s’il s’agit d’un cocktail dinatoire, vous aurez besoin de peu de places assises. Ce qui ne sera pas le cas d’une conférence avec un repas assis.

Vous pouvez opter pour des salles de conférence atypiques, classiques, cosy, au calmes, chaleureuses, au bord de l’eau…

  • Le Cinéma Grand Rex : un cadre propice aux conférence à la TedX 
  • L’Hôtel Marriott : pour une conférence avec des spécialistes 
  • La Villa Beaumarchais : le grand volume de la verrière est idéal pour du networking et faciliter les échanges dans un cadre charmant 
  • Au Keeze pour une conférence chaleureuse ! Les participants se sentiront comme chez eux. 
  • L’Archeet le Hub Lab: idéal pour des conférences en petit comité
  • Le Loft Parisien :  ce loft se transforme en salle de conférence et est idéale pour présenter une nouvelle gamme de produit avec sa lumière du jour naturelle ! 
  • L’Elysée Biarritz :   idéal pour organiser des conférences de type “Talk Show” comme le fait le site La Fourchette

3. Choisir le lieu en fonction du public

Choisir votre salle de conférence en fonction de l’image et des valeurs que vous souhaitez véhiculer est un critère important, mais pensez également aux profils des participants ! En effet, la typologie de votre public va vous aider sur le choix de la salle. Le public de votre conférence est-il homogène? Est-il principalement composé de jeunes ou plutôt de personnes moins jeunes ? Est-il formé majoritairement de femmes ou d’hommes? Par exemple, si votre public est essentiellement parisien, il est probable qu’il connaisse déjà les lieux de conférence classiques… Surfez sur la nouveauté du lieu et l’aspect atypique en choisissant des salles de conférence originales ! Vous créerez ainsi la surprise et l’étonnement ! Enfin, plus le profil de votre public sera affiné, plus vous aurez de chance de trouver la salle de conférence répondant en adéquation aux besoins et aux centres d’intérêts de votre public.

 

4. Connaitre le nombre de participants

Le nombre de participants est également un critère essentiel à prendre en compte avant de se lancer dans la recherche d’une salle de conférence sur Paris. Il vous permettra de faire une présélection des lieux disponibles. Une conférence qui accueille 150 personnes vous imposera certaines normes de sécurité par rapport à un petit espace. Par ailleurs, la taille de votre salle peut avoir un impact sur le succès ou non de votre événement professionnel. En effet, une salle trop petite par rapport au nombre de participants sera une facteur d’échec car tout le monde sera serré, tout comme une salle aux dimensions démesurées. Ciblez bien la taille de votre salle pour qu’elle corresponde autant que possible à celle de votre public.

5. Penser aux équipements intégrés 

Le choix de votre salle de conférence passe aussi par le matériel dont vous aurez besoin: wifi, écran de projection, paperboard, tableau blanc, système sonore, éclairage, ordinateur, imprimante… Au-delà des équipements, pensez au confort des participants. Est-ce que la lumière de la salle est suffisante pour présenter ma nouvelle gamme de produit? Est-ce qu’elle dispose de la climatisation ou d’un chauffage? Il n’y a rien de pire que d’assister à une conférence complètement frigorifié en plein hiver ou en sueur à cause de la chaleur de l’été ! Pensez également à l’ergonomie des installations pour que les participants de votre conférence puissent écouter l’intervenant dans de bonnes conditions.  

6. Choisir le lieu en fonction du planning

Si votre conférence se déroule au-delà d’une demi-journée, pensez à bien prendre en compte les temps de pause café ou pause déjeuner. En effet, vérifiez que le lieu choisi possède un espace détente, une machine à café, de l’eau ou du thé ainsi que de quoi grignoter. N’oubliez pas qu’une conférence a aussi pour objectif de créer et renforcer les liens entre les participants, notamment grâce aux breaks et aux pauses déjeuner. Il est donc essentiel de considérer cet aspect dans votre recherche de salle de conférence à Paris. Enfin, certain lieux possèdent des services de restauration et traiteur.

7. Coordonner l’événement sur place 

Enfin, pensez à la façon dont votre événement professionnel sera coordonné le jour J. Il y aura-t-il des distributions d’échantillons ou de dossiers de presse? Avez-vous besoin d’un espace de stockage pour vos éventuels goodies? A quel moment allez-vous les distribuer? Par qui? Le lieu possède-t-il du personnel pour s’en charger? Ces questions sont à prendre en compte dans la recherche de votre lieu.

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour choisir votre salle de conférence en fonction de vos besoins. Ne passez pas à côté d’une salle incroyable pour la prochaine conférence que vous organisez à Paris ! Trouvez le lieu idéal à Paris en toute sérénité et gratuitement sur la plateforme Privateaser.