Les cinq bonnes pratiques à suivre pour organiser une conférence d’entreprise réussie !

 

Que ce soit durant un séminaire, un team-building ou une réunion de formation, la conférence est un outil de management incontournable : c’est l’un des moyens les plus rapides et les plus pratiques pour s’adresser efficacement à tous ses collaborateurs. C’est pourquoi il faut veiller à sa réussite ! En effet, pour être efficace, une conférence ne doit pas être une simple pause sans conséquence dans la vie de l’entreprise : elle doit avoir un impact sur le comportement de vos collaborateurs, leur manière de gérer les problèmes, le fonctionnement de vos équipes… Et pour cela, on ne peut pas se contenter de louer la meilleure salle pour votre conférence : il faut mettre au point un vrai plan de bataille, pour que votre conférence soit une vraie occasion de remettre les choses au clair et d’améliorer la vie de votre entreprise.

 

 

1/ Préparez un contenu concret et applicable rapidement :

Le plus important, avant toute chose, c’est de bien préciser le message que vous voulez faire passer à vos collègues : en règle générale, on a en tête des idées centrales, comme “Comment créer des liens solides entre ses collaborateurs ?”, “Comment faire valoir ses opinions au sein d’une équipe ?”, ou “Comment optimiser son temps ?”.

Vous remarquerez sans doute un point commun entre toutes ces questions : le “Comment”. C’est à cette question pratique (à l’opposé du “Pourquoi”, qui est plus théorique) que vous devez répondre, en insistant sur l’application des conseils qui vont être donnés. Votre conférence doit être plus qu’une source d’information, elle doit motiver ses auditeurs à agir, à changer : si dès le lendemain, vos collègues mettent en pratique ce qu’ils auront appris au cours de la conférence, c’est réussi !

Faites donc attention au contenu de cette conférence : vous devez rester sur un même sujet, sans digresser ou rester dans la théorie. Vous pouvez bien sûr évoquer des théories sur le management, mais en insistant sur leur application, sur des mises en situation concrètes et des exemples fiables. Et pour être certains d’être pertinents, pensez à sélectionner vos intervenants longtemps à l’avance !

 

 

2/ Sélectionnez et contactez vos intervenants au moins deux mois à l’avance :

L’une des choses à prévoir longtemps à l’avance, c’est la sélection des intervenants : en effet, la meilleure manière d’avoir une conférence ancrée dans le concret, c’est d’y inviter des intervenants pertinents, qui ont été sur le terrain et sont capables de donner les meilleurs conseils. Enfin, encore faut-il les trouver ! Voilà quelques critères :

    – Privilégiez les personnes de terrain, qui ont déjà eu des expériences similaires aux vôtres : ils n’en seront que plus pertinents.
    – Renseignez-vous sur ses autres interventions dans des conférences similaires : essayez de trouver des retours, des témoignages ou des vidéos de leurs conférences. Si vous n’en trouvez pas, mieux vaut ne pas prendre de risques !
    – Choisissez un orateur dynamique, drôle et original : cela lui permettra de faire passer le message plus facilement, et de pousser ses auditeurs à l’action !

 

 

3/ Trouvez un lieu adapté à votre conférence :

Chacune de vos conférences doit être unique : elle aborde un sujet particulier, sous un angle particulier, et elle doit permettre à votre équipe de surmonter une limite particulière. Avec tellement d’éléments particuliers, il est logique de vouloir trouver un lieu unique. Et pour trouver cette perle rare, vous pouvez, par exemple louer une péniche pour votre conférence : c’est le genre de lieu atypique qui marque les esprits, et permettra à vos collègues de se souvenir de la conférence plus tard. Le contenu est plus important, mais le contenant n’est pas à négliger ! N’oubliez pas de faire quelques vérifications techniques sur place avant la conférence, on ne sait jamais…

 

 

4/ Pour une conférence mémorable, ajoutez quelque chose de spécial !

De nos jours, à l’époque de Hangout, Skype et consorts, les conférences IRL pourraient disparaître au profit des réunions par écran interposé. Le secret d’une conférence, c’est d’ajouter quelque chose qui justifie le déplacement : prévoyez quelque chose qui n’aurait pas pu avoir lieu en vidéo-conférence ! Un buffet avant ou après la conférence, par exemple : c’est simple, convivial, et permet de mettre une bonne ambiance. Et pour jouer la carte de l’originalité, optez pour une animation : une fois la conférence terminée, pourquoi ne pas inviter un magicien, ou quelques musiciens ? Enfin, pas pendant la conférence elle-même, bien sûr…

 

 

5/ N’oubliez pas de demander des retours :

Le lendemain de la conférence au plus tard, demandez leur avis à vos collaborateurs : qu’est-ce qui les a marqué ? L’intervenant était-il motivant ? Qu’ont-ils pensé du lieu ? Qu’est-ce que cette conférence a changé ou va changer au sein de l’entreprise ? Ces retours sont essentiels, et ne sont pas aussi chronophages qu’on pourrait le croire : avec des outils comme Google Form ou Typeform, vous pouvez envoyer un simple questionnaire par mail, que vos collègues rempliront en quelques minutes. Cela vous permettra d’évaluer la qualité de cette conférence, et éventuellement de trouver des axes d’amélioration pour la prochaine.
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Vous avez maintenant les clés pour préparer une conférence mémorable !